「Excelでポモドーロタイマーを作りたい」「仕事中に使っているExcelだけで25分を管理できない？」
ポモドーロ・テクニックは、25分程度の集中と短い休憩を繰り返す時間管理法です。
専用アプリやWebサービスを使うのが簡単ですが、Excelを使って時間や作業内容を管理することもできます。
特に仕事でExcelを常に開いている人なら、ポモドーロの記録表として利用する方法も便利です。
この記事では、Excelでポモドーロタイマーを作る考え方や、タイマーではなく記録表として活用する方法、専用タイマーとの違いを紹介します。
Excelでポモドーロタイマーは作れる？
Excelでも時間を扱えるため、工夫すればポモドーロ用の仕組みを作ることはできます。
例えば、
- 集中開始時刻
- 終了予定時刻
- 残り時間
- 作業内容
- 完了したセット数
などをセルで管理できます。
さらにVBAなどを利用すれば、よりタイマーらしい動作を作ることも可能です。
ただし、単純に25分を計測したいだけなら、専用のポモドーロタイマーを使ったほうが簡単です。
Excelを使うメリットは、時間だけでなく「何をしたか」まで一緒に記録できることにあります。
一番簡単なのは開始時刻と終了予定時刻を記録する方法
まずは複雑なタイマーを作らず、開始時刻と終了予定時刻だけをExcelで管理する方法があります。
例えば、次のような表です。
| セット | 作業内容 | 開始 | 終了予定 | 完了 |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 資料作成 | 9:00 | 9:25 | ○ |
| 2 | 資料作成 | 9:30 | 9:55 | ○ |
| 3 | メール対応 | 10:00 | 10:25 |
これだけでも、
「今から何をするのか」
「何時まで集中するのか」
を明確にできます。
Excelで25分後の時刻を計算する
Excelでは時刻を計算できます。
ここでは、時・分・秒から時刻を作るExcelのTIME関数を使います。
例えばA2セルに開始時刻が入っている場合、25分後の時刻を求めるなら次の式を使えます。
=A2+TIME(0,25,0)
A2が「9:00」なら、計算結果は「9:25」になります。
5分後を計算したい場合は次のようにします。
=A2+TIME(0,5,0)
このように、Excelを使ってポモドーロの予定時刻を管理できます。
計算結果が小数や日付を含む表示になった場合は、結果セルの表示形式を「時刻」に変更してください。
ポモドーロ記録表として使う
Excelと相性がよいのは、リアルタイムのタイマーよりも記録です。
例えば、
| 日付 | 作業 | ポモドーロ数 |
|---|---|---|
| 9/1 | 資料作成 | 4 |
| 9/1 | 調査 | 2 |
| 9/1 | メール対応 | 1 |
という形で記録します。
1ポモドーロを25分とするなら、
「今日は何時間集中したか」
だけでなく、
「どの作業に時間を使ったか」
も確認できます。
仕事の見積もりにも使える
ポモドーロを記録しておくと、作業時間の見積もりにも利用できます。
例えば、
「この資料作成には6ポモドーロ必要だった」
という記録があれば、似た作業をするときの参考になります。
25分を1セットとすれば、6セットで集中時間は150分です。
毎日の仕事を記録していけば、
- 資料作成
- 調査
- プログラミング
- レビュー
- メール対応
など、それぞれにどのくらい時間を使っているか把握しやすくなります。
VBAを使えばタイマーらしくできる
ExcelにはVBAという仕組みがあり、処理を自動化できます。
VBAを使えば、
- 25分のカウントダウン
- 開始ボタン
- 停止処理
- 終了時の通知
- 5分休憩への切り替え
などを実装することも可能です。
ただし、VBAを使ったタイマーは作成やメンテナンスに手間がかかります。
VBAを保存する場合は、ブックをマクロ有効ブック（.xlsm）として保存する必要があります。詳しい手順は、Microsoftのマクロ保存方法を確認してください。
勤務先や学校の設定によってはマクロを実行できないことがあります。また、入手元が不明なマクロには危険があるため、内容と提供元を確認できるものだけを有効にしましょう。Microsoftのマクロ有効化に関する案内も参考になります。
「Excelで作ること自体が目的」なら面白い方法ですが、「集中すること」が目的なら専用タイマーを利用したほうが手軽です。
Excelで作るメリット
仕事の記録と一緒に管理できる
Excelならタイマーだけでなく、作業内容や結果も同じファイルへ記録できます。
「今日は何ポモドーロ集中したか」を後から振り返りたい人には便利です。
自分好みに変更できる
Excelなら、
- 列を増やす
- 作業カテゴリを追加する
- 日ごとに集計する
- グラフを作る
など、自分の仕事に合わせて自由に変更できます。
新しいアプリを入れなくていい
仕事用PCでは、自由にアプリをインストールできない場合があります。
Excelを利用できる環境なら、追加のアプリを導入せず時間管理表を作れることがあります。
Excelで作るデメリット
一方、Excelはもともとポモドーロタイマー専用のツールではありません。
そのため、
- タイマー作成に手間がかかる
- VBAを使うと仕組みが複雑になる
- 集中と休憩の管理を自分で作る必要がある
- タイマーだけなら専用サービスのほうが簡単
というデメリットがあります。
ポモドーロを始めたいだけなのに、Excelタイマーの作成に何時間も使ってしまえば本末転倒です。
Excelは「タイマー」より「記録」に使うのもおすすめ
Excelを使うなら、
時間計測：専用のポモドーロタイマー
作業記録：Excel
という使い分けもできます。
タイマー側では25分集中・5分休憩を管理し、1セット終わるたびにExcelへ記録します。
これなら複雑なVBAを作る必要がありません。
25分以外でも管理できる
ポモドーロでは25分が有名ですが、Excelなら好きな時間で管理できます。
例えば、
- 15分
- 25分
- 30分
- 45分
- 50分
- 60分
などです。
作業内容ごとに集中時間を変え、その結果をExcelへ記録することもできます。
時間について迷った場合は、ポモドーロタイマーのおすすめ時間も参考にしてください。
ExcelとWeb版はどちらがおすすめ？
目的によって使い分けるとよいでしょう。
| やりたいこと | Excel | Web版 |
|---|---|---|
| 25分をすぐ計る | △ | ◎ |
| 集中と休憩を管理する | △ | ◎ |
| 作業内容を記録する | ◎ | △ |
| 自由に表を作る | ◎ | △ |
| 集計・分析する | ◎ | △ |
| すぐポモドーロを始める | △ | ◎ |
タイマーそのものが欲しいならWeb版、仕事の記録や分析までしたいならExcelが向いています。
両方を組み合わせても構いません。
Pomolikaならタイマーを自作せずに使える
「Excelでタイマーを作ろうと思ったけれど、時間を計れれば十分」という場合は、Web版を使う方法があります。
Pomolikaは、ブラウザで使えるポモドーロタイマーです。
集中時間、短い休憩、長い休憩を設定できるため、Excelでタイマーの仕組みを自作する必要はありません。
Excelでは作業内容を記録し、時間管理はPomolikaに任せるという使い方もできます。
まとめ
Excelでも、開始時刻や終了予定時刻を計算することでポモドーロの時間を管理できます。
さらにVBAを使えば、カウントダウンなどを備えたタイマーを作ることも可能です。
ただし、Excelの強みはタイマーそのものより、作業内容やポモドーロ数を記録・集計できることにあります。
単純に25分を計りたいなら専用タイマー、仕事の記録や分析までしたいならExcelという使い分けがおすすめです。
両方を組み合わせて、自分が続けやすい方法で時間を管理してみましょう。