「また締め切りに間に合わなかった」
「まだ時間があると思っていたら、いつの間にか手遅れになっていた」
「やろうと思っていたこと自体を忘れてしまう」
先延ばしで困ることの一つが、
締め切りに間に合わなくなること
です。
締め切り直前になって焦るだけなら、なんとか終わることもあります。
しかし先延ばしが続けば、
提出が遅れる。
約束の時間に遅刻する。
必要な手続きを忘れる。
期限を過ぎて手遅れになる。
といった問題につながることがあります。
では、なぜ、
「間に合わせなければ」と分かっているのに先延ばししてしまうのでしょうか。
この記事では、先延ばしによって締め切りに間に合わなくなる理由と、期限直前になる前に行動するための対策を紹介します。
先延ばしすると締め切りに間に合わなくなるのは当然？
先延ばしと締め切りには深い関係があります。
例えば、
締め切りまで7日ある仕事があります。
1日目。
「まだ7日ある」
↓
やらない。
3日目。
「まだ4日ある」
↓
やらない。
6日目。
「明日までか」
↓
ようやく始める。
ここで予定どおり1日で終われば、提出には間に合います。
しかし、
思ったより難しい。
必要な資料がない。
確認する人が休み。
別の仕事が入る。
ということが起きれば、
残された時間では対応できなくなります。
つまり、先延ばしの問題は、
単に開始が遅くなることだけではありません。
予想外の問題へ対応するための余白まで失う
ことにあります。
「締め切り直前ならできる」が続くと先延ばししやすい
締め切り直前になると、
急に集中できる人もいます。
例えば、
1週間前には始められなかった。
でも前日になると、
3時間集中して完成できた。
という経験です。
すると、
「自分は追い込まれればできる」
と思うようになります。
実際、締め切りが近づけば、
今やる必要性は高くなります。
ほかのことをしている場合ではなくなり、作業を始めやすくなることもあります。
しかし、
毎回うまくいくとは限りません。
一度でも想定外の問題が起これば、
締め切り直前に始める方法には余白がありません。
「前回も間に合ったから今回も大丈夫」
という経験が、次の先延ばしにつながることもあります。
締め切りが遠いほど「今やる理由」が弱くなる
先延ばし研究では、
報酬や結果までの時間
も重要な要素として研究されています。
例えば、
今日中に提出。
なら、
今やらなければ
と思います。
しかし、
1か月後に提出。
なら、
今日はいいか
と思いやすくなります。
締め切りが遠い段階では、
今始めることの重要性を感じにくいからです。
そして、
30日。
↓
14日。
↓
7日。
↓
3日。
↓
明日。
と期限が近づくほど、
急に仕事の重要性が高く感じられます。
その結果、
締め切りが近づくまで始められない
という状態になります。
「まだ間に合う」が先延ばしを続けさせる
締め切り直前まで先延ばしする人は、
最初から、
「提出しなくてもいい」
と思っているとは限りません。
むしろ、
間に合わせるつもりではいる
ことがあります。
例えば、
締め切りまで5日。
「2日あればできる」
↓
まだやらない。
締め切りまで3日。
「明日からやれば2日ある」
↓
まだやらない。
締め切り前日。
「今日やれば間に合う」
↓
始める。
という形です。
問題は、
必要時間の見積もりが正しいとは限らないこと
です。
2時間で終わると思っていた仕事が、
実際には5時間かかることもあります。
作業時間だけを見積もると間に合わなくなる
例えば、
「この資料は3時間で作れる」
と考えたとします。
でも実際には、
資料を探す。
データを確認する。
分からない部分を質問する。
回答を待つ。
レビューを受ける。
修正する。
という工程があります。
自分が手を動かす時間は3時間でも、
提出可能になるまで3時間とは限りません。
だから締め切りを考えるときは、
「何時間作業する？」
だけでなく、
完成までにどんな工程がある？
を見る必要があります。
先延ばししているうちに忘れることもある
もう一つ問題になるのが、
先延ばししたこと自体を忘れる
ことです。
例えば、
メールが来る。
↓
「あとで返信しよう」
↓
別の仕事をする。
↓
翌日になる。
↓
返信することを忘れている。
という状態です。
これは、
「返信しない」
と決めたわけではありません。
むしろ、
あとでやるつもりだった
わけです。
しかし、
「あとで」
には具体的な時間がありません。
すると、別のことへ注意が移ったあと、
予定していた行動を思い出すきっかけがなくなります。
「あとでやる」は予定ではない
先延ばしを減らすうえで重要なのが、
「あとで」を予定として扱わない
ことです。
例えば、
「あとでメールを返す」
ではなく、
「15時にメールを返す」
にします。
さらに、
15時に何をするのかも具体的にします。
15時になったらメールを開いて返信を書く。
ここまで決めます。
すると、
「覚えていたらやる」
から、
時間になったらやる
へ変わります。
遅刻も「あと5分」が積み重なることがある
先延ばしは、
仕事や勉強だけで起こるものではありません。
例えば、
10時に家を出る必要がある。
9時30分。
「まだ30分ある」
↓
スマホを見る。
9時45分。
「まだ15分ある」
↓
もう少し見る。
9時55分。
「そろそろ準備しないと」
↓
着替える。
↓
荷物を探す。
↓
10時を過ぎる。
ということがあります。
この場合も、
出発するという行動を少しずつ先へ送っています。
問題は、
家を出る瞬間だけを予定にしていることです。
締め切りではなく「開始時刻」を決める
例えば、
10時に家を出る
という予定があります。
これだけでは、
準備をいつ始めるか分かりません。
そこで、
9時30分：着替える。
9時40分：荷物を確認する。
9時50分：靴を履いて出発準備。
10時：出発。
とします。
仕事でも同じです。
金曜日17時：提出。
だけではなく、
木曜日10時：下書き完成。
木曜日15時：レビュー依頼。
金曜日10時：修正。
金曜日15時：最終確認。
金曜日17時：提出。
という形です。
最終期限だけでなく、開始と途中の期限を作ります。
自分の締め切りを本当の締め切りより前に置く
締め切りが金曜日なら、
自分の完成期限を、
木曜日
に設定する方法があります。
目的は、
早く終わらせて偉くなることではありません。
想定外の問題へ対応する時間を確保すること
です。
例えば、
レビューで修正が入る。
データが間違っている。
必要な人へ確認できない。
という問題が起きても、1日の余裕があります。
先延ばしを完全になくせなくても、
本当の締め切りまでの余白を作る
だけで、間に合わなくなるリスクを減らせます。
「何日前」ではなく実際の日時を決める
「提出の3日前には始める」
と決めても、
毎回、
提出日はいつ？
3日前はいつ？
と考える必要があります。
そこで、
実際の日付と時間
まで決めます。
例えば、
4月20日17時：提出。
なら、
4月17日10時：資料を集める。
4月18日10時：下書き。
4月19日10時：修正。
とします。
カレンダーやタスク管理ツールにも、
締め切りだけでなく開始予定
を入れます。
最初の作業を小さくする
開始日時を決めても、
仕事そのものが大きいと先延ばしすることがあります。
例えば、
10時から企画書作成。
と予定します。
10時になる。
↓
「企画書か……」
↓
重い。
↓
メールを見る。
となるかもしれません。
そこで、
10時：過去の企画書を一つ開く
まで小さくします。
その次に、
見出しを3つ書く。
必要な資料を確認する。
と進めます。
「企画書を作る」
ではなく、
10時になった瞬間にする動作
まで決めておくことがポイントです。
手遅れになる前に「途中確認」を入れる
長期間の仕事では、
途中で一度、
このままで本当に間に合う？
と確認します。
例えば、
締め切りまで10日の仕事なら、
5日前に確認日を設定します。
見るのは、
どこまで終わっている？
残りは何？
何時間くらい必要？
誰かへの確認は必要？
問題は起きている？
です。
ここで遅れていることが分かれば、
まだ修正できます。
締め切り当日に気づけば、
手遅れ
になる可能性があります。
すでに間に合わなそうなら「完成」を先延ばししない
先延ばしを続け、
もう間に合わないかもしれない。
という状態になると、
怖くてさらに仕事を見たくなくなることがあります。
しかし、この段階で必要なのは、
さらに避けることではありません。
まず、
残っている作業。
必要な時間。
締め切り。
を確認します。
そして、
間に合う。
一部なら間に合う。
間に合わない。
を判断します。
間に合わない可能性が高いなら、
できるだけ早く関係者へ相談する
ことも必要です。
締め切りを過ぎてから伝えるより、
事前に分かった時点で共有できることがあります。
「間に合わないから連絡できない」がさらに悪化させる
仕事や学業では、
遅れていること自体が嫌で、
連絡まで先延ばしすることがあります。
例えば、
締め切りに間に合わなそう。
↓
怒られそう。
↓
連絡したくない。
↓
さらに先延ばし。
↓
締め切りを過ぎる。
という状態です。
最初の問題は、
仕事が遅れていること
でした。
しかし連絡まで先延ばしすると、
遅れているのに報告しなかった
という問題まで増えます。
だから、
間に合わない可能性に気づいたら、
完成させてから報告する
ではなく、
状況を共有することを一つのタスクとして切り出す
方法があります。
先延ばしを繰り返すなら原因も確認する
締め切り直前になることが一度だけなら、
単純な予定ミスかもしれません。
しかし、
毎回締め切り直前になる。
何度も提出が遅れる。
重要な予定まで忘れる。
という状態なら、
なぜ繰り返しているのか
も確認してみましょう。
例えば、
仕事が大きすぎる。
失敗が怖い。
完璧にやろうとしている。
時間を少なく見積もっている。
締め切りが遠いと重要性を感じない。
予定を頭の中だけで管理している。
などです。
先延ばしの原因については、なぜ先延ばししてしまう？心理学から考える原因とメカニズムでも紹介しています。
Pomolikaで「締め切り」ではなく「開始」を作る
Pomolikaはブラウザで使えるポモドーロタイマーです。
締め切りがある仕事では、
締め切りを管理するだけでは、開始するタイミングまでは決まりません。
そこで、
今日の開始時間を決めます。
例えば、
金曜日17時：資料提出
という仕事なら、
今日10時：
資料の構成を考える
と決めます。
そして10時になったら、
Pomolikaを10分に設定します。
タイマーを開始
↓
資料ファイルを開く
↓
10分だけ構成を作る
という流れです。
10分で完成する必要はありません。
目的は、
締め切りが迫ってからではなく、今日のうちに一度着手すること
です。
まとめ
先延ばしを繰り返すと、
締め切りに間に合わない。
予定を忘れる。
遅刻する。
期限を過ぎて手遅れになる。
といった問題につながることがあります。
特に注意したいのは、
「まだ間に合う」
という感覚です。
締め切り直前でも毎回なんとかできていると、
次もギリギリまで先延ばししやすくなります。
しかし、締め切り直前には、
想定外の問題へ対応する余白がありません。
そこで、
最終締め切りだけでなく開始日時を決める。
途中の締め切りを作る。
本当の期限より前に自分の完成期限を作る。
作業時間だけでなく確認や修正時間も見積もる。
「あとで」ではなく日時を決める。
途中で進捗を確認する。
といった方法を使います。
そして、
すでに間に合わない可能性があるなら、
連絡まで先延ばししないこと。
先延ばしをゼロにできなくても、
早めに一度始めるだけで、使える時間は増やせます。
締め切りに追われてから頑張るのではなく、
締め切りまでの余白を残すために、開始を早める。
それが、「また間に合わなかった」を減らす一つの方法です。