「ミーティング中なのに話が頭に入ってこない」「会議が始まると別のことを考えてしまう」。
仕事では、資料作成やメール対応のように自分で手を動かす作業だけでなく、会議やミーティングに参加する時間もあります。
しかし、
話を聞く
↓
別のことを考える
↓
気づいたら話が進んでいる
↓
内容が分からなくなる
ということもあります。
特にオンライン会議では、同じパソコン上にメールやチャット、ブラウザなどがあるため、会議以外のことへ移りやすい場合もあります。
この記事では、ミーティングや会議に集中できないときに、話を追いやすくするための工夫を紹介します。
ミーティングに集中できないことはある
会議では、自分がずっと話しているわけではありません。
ほかの人の説明を聞く時間や、自分には直接関係のない話題が続く時間もあります。
そのため、
- 別の仕事が気になる
- メールを確認したくなる
- チャットが気になる
- 話が長くて意識がそれる
- 自分に関係のない話題で気が抜ける
- 次に何を話すか考えてしまう
といったことがあります。
まずは、会議中のどの場面で集中が切れているのか確認してみましょう。
話を聞くだけだと集中しにくい場合
ミーティング中に受け身で話を聞くだけになっていると、途中で意識がそれることがあります。
そんなときは、
何を聞くか
を決めて参加してみましょう。
例えば、
今日決めることは何か
自分に関係する作業は何か
あとで確認が必要なことは何か
などです。
会議全体を完璧に覚えようとするのではなく、自分が確認したいポイントを持って参加します。
会議の目的を最初に確認する
会議が始まっても、
何のための会議なのか
が分かっていないと、話の位置づけをつかみにくくなることがあります。
可能であれば、開始前に、
- 今日決めること
- 確認すること
- 自分が関係するテーマ
を確認しておきましょう。
議題やアジェンダがあるなら、会議前に軽く目を通しておく方法があります。
メモを取りながら聞く
話を聞いているだけだと集中が切れやすい場合は、簡単にメモを取る方法があります。
すべてを書き残す必要はありません。
例えば、
決まったこと
自分がやること
分からなかったこと
だけを残します。
メモを取ることで、
今は何の話をしているか
を追いやすくなる場合があります。
議事録を完璧に書こうとしない
会議中にメモを取るとき、発言をすべて書き残そうとすると、聞くことより入力することへ意識が向く場合があります。
例えば、
発言を文字にする
↓
入力している間に次の話へ進む
↓
話についていけなくなる
ということです。
自分が正式な議事録担当でなければ、
要点だけ
に絞ってみましょう。
正式な議事録を作る場合でも、会議の目的や必要な記録範囲に合わせて整理します。
別の仕事をしながら会議に参加しない
オンライン会議では、
会議を聞きながらメールを書く
会議を聞きながら資料を作る
こともできます。
しかし、別の仕事を始めると、
会議の話
と
目の前の作業
を行き来することになります。
会議へ集中したい時間は、可能な範囲でほかの作業を止めてみましょう。
会議中に別の仕事をする必要がある状況なら、本当に自分の参加が必要な会議なのかを見直せる場合もあります。
メールやチャットを閉じる
オンライン会議中にメールやチャットを開いたままにしていると、新しい通知が気になることがあります。
例えば、
会議を聞く
↓
チャット通知が出る
↓
内容を見る
↓
返信する
↓
会議へ戻る
という中断です。
会議中すぐに確認する必要がないものは、画面から閉じておく方法があります。
業務上必要な通知まで切らないよう、職場のルールや役割に合わせて調整してください。
会議画面だけを表示する
PC画面上の通知や別ウィンドウが気になる場合は、画面を見ていると集中できないときの対処法も参考にしてください。
オンライン会議では、ブラウザや複数のウィンドウが同時に開いていることがあります。
集中しにくい場合は、
会議画面
会議で使う資料
だけを中心に表示してみましょう。
関係のない画面が見えていると、そちらへ意識が向くきっかけになります。
会議中に必要な情報だけを画面に残します。
スマホを手元から離す
会議中に発言する時間が少ないと、スマホを触りたくなることがあります。
一度SNSやニュースを開くと、会議の内容が分からなくなる場合もあります。
すぐ確認する必要がないなら、会議中だけでもスマホを手元から離してみましょう。
オンライン会議でスマホを補助端末として使う場合は、必要な用途だけに限定します。
自分に関係ない話題で集中が切れる場合
会議では、すべての話題が自分に直接関係するとは限りません。
そんなときに、
自分には関係ないから聞かなくていい
と完全に意識を外すと、話題が戻ったときについていけないことがあります。
自分に直接関係しない話題でも、
何が決まったか
だけ確認するなど、最低限追うポイントを決めておく方法があります。
一方で、自分が長時間ほとんど関係しない会議が続くなら、参加範囲自体を見直せないか検討する余地もあります。
長い会議では集中が切れることもある
会議が長時間続けば、途中で集中が切れることがあります。
そんなときに、
最後まで一度も気を散らしてはいけない
と考える必要はありません。
一度意識がそれたら、
今何の話をしているか
を確認して戻ります。
資料やアジェンダがあれば、現在の議題を確認することで復帰しやすくなります。
話が分からなくなったらそのままにしない
一度集中が切れると、
何の話をしているか分からない
状態になることがあります。
そのまま分からないまま聞き続けると、さらに集中しにくくなります。
必要であれば、
今の結論は何か
どの話題について話しているか
を確認しましょう。
自分で資料を見直したり、適切なタイミングで質問したりする方法があります。
発言する内容を考え続けない
自分が発言する予定があると、
何を言おう
うまく話せるかな
と、自分の発言ばかり考えてしまうことがあります。
その結果、ほかの人の話を聞けなくなる場合があります。
伝えたいことがあるなら、会議前に簡単にメモしておきましょう。
例えば、
確認したいことを1点
伝えたい結論を1点
などです。
話す内容をある程度決めておけば、会議中は相手の話へ意識を戻しやすくなります。
オンライン会議ではカメラ映像が気になることもある
オンライン会議では、参加者の映像が並ぶことがあります。
人の動きが気になったり、自分がどう映っているか気になったりすることもあるでしょう。
利用している会議ツールや会議ルールの範囲で、表示方法を変更できる場合があります。
ただし、カメラのオン・オフなどは職場や会議によってルールが異なるため、決まりに従ってください。
会議前にほかの仕事を一区切りさせる
別の仕事の途中でミーティングが始まると、
さっきの作業の続きが気になる
ことがあります。
会議の開始時間が分かっているなら、直前に大きな作業を始めるのではなく、
会議までに終わる小さな作業
を選ぶ方法があります。
また、作業を中断する場合は、
会議後はここから再開する
とメモしておくと、会議中に続きを考え続けにくくなります。
会議後にやることを整理する
会議が終わったら、すぐ次の仕事へ移る前に、
- 決まったこと
- 自分がやること
- 確認が必要なこと
を短く整理してみましょう。
会議中に完璧なメモを作る必要がなくなり、聞くことへ意識を向けやすくなります。
また、会議後に「何をすればいいか分からない」という状態も減らせます。
会議と集中作業の間に区切りを作る
ミーティングが終わった直後に、集中が必要な仕事へ移ることがあります。
しかし、会議の内容が頭に残ったままだと、次の作業へ切り替えにくい場合があります。
例えば、
会議終了
↓
決まったことをメモ
↓
次の作業を一つ決める
↓
集中作業を開始
という流れを作ります。
会議と個人作業をそのまま連続させず、一度区切ってみましょう。
Pomolikaで会議後の集中作業へ切り替える
Pomolikaは、会議そのものを管理するためのツールではありません。
ただし、ミーティングが終わったあとに個人作業へ切り替えるとき、時間を区切るために使えます。
例えば、
会議が終わる
↓
自分のタスクを確認する
↓
最初にやることを一つ決める
↓
Pomolikaで25分を開始する
↓
会議で決まった仕事を進める
という使い方です。
ミーティングから次の作業へ切り替えられず集中できないときは、会議後の最初の25分を一つの作業に使ってみましょう。
まとめ
ミーティングや会議に集中できないときは、ただ「もっと話を聞こう」と考えるだけではなく、会議中に気が散る原因を確認してみましょう。
例えば、
- 会議の目的を確認する
- 聞くポイントを決める
- 要点だけメモする
- 別の仕事を同時にしない
- メールやチャットを閉じる
- スマホを手元から離す
- 発言内容を事前に簡単に整理する
- 分からなくなったら現在の議題を確認する
- 会議後に決まったことを整理する
などがあります。
会議中に一度も集中が切れないことを目指す必要はありません。
意識がそれたら、
今は何の話をしているか
を確認して戻ります。
会議中に必要な情報を減らし、聞くポイントを明確にすることで、ミーティングの内容を追いやすい環境を作ってみましょう。