「議事録を書いていると会議の内容が頭に入らない」「話を聞こうとするとメモが追いつかない」。
会議中に、
話を聞く
↓
重要だと思って書く
↓
書いている間に次の話へ進む
↓
何の話だったか分からなくなる
ということがあります。
さらに、
全部残さないと
と思うほど、書く量が増えて会議そのものを追いにくくなることもあります。
そんなときは、
会話を全部文字にする
のではなく、
何を残す議事録なのか
を先に決めてみましょう。
この記事では、議事録作成に集中できないときの対処法を紹介します。
議事録に集中できないのはなぜ？
議事録では、一つの作業だけをしているわけではありません。
例えば、
- 話を聞く
- 内容を理解する
- 重要か判断する
- 文字にする
- 話者を確認する
- 決定事項を拾う
- 次の話へ戻る
といったことを短い時間の中で行います。
そのため、
議事録に集中できない
というより、
同時にすることが多すぎる
状態になっている場合があります。
まず、議事録で何を残す必要があるのか整理してみましょう。
一言一句書こうとしない
議事録を、
会話の文字起こし
のように考えると、入力が追いつかなくなることがあります。
議事録の目的が、
何が決まったか
誰が何をするか
何が未決定か
を残すことなら、すべての発言を書く必要はありません。
まず残す情報を絞ってみましょう。
最初に「何を残すか」を決める
例えば、会議中は次の3つを優先します。
- 決定事項
- ToDo
- 保留事項
この3つだけでも構いません。
発言すべてではなく、会議後に必要になる情報を拾います。
決定事項を最優先にする
議論が長くても、最後に、
A案で進める
と決まる場合があります。
途中の発言をすべて残せなくても、
何が決まったか
は残します。
議事録を見返す人が最も知りたい情報の一つです。
ToDoを残す
会議では、
誰が
何を
いつまでに
するかが決まることがあります。
例えば、
田中：仕様確認：金曜まで
という程度で構いません。
文章として整えるのは会議後でもできます。
保留事項を残す
その場で決まらなかったこともあります。
例えば、
料金案：次回まで保留
です。
決まっていないことを決まったように書かないようにします。
会議中は短い言葉で書く
発言をそのまま文章にすると入力量が増えます。
例えば、
A案を採用することになりました
ではなく、
決定：A案
と書きます。
会議中は自分が分かる短さで構いません。
記号を決めておく
毎回文章を書く代わりに、記号を使う方法があります。
例えば、
決：決定
TODO：作業
？：確認
などです。
会議後に整理します。
テンプレートを用意する
会議開始後に、
どこへ何を書こう
と考えると話を聞き逃す場合があります。
先に、
議題
決定事項
ToDo
保留
の欄を作っておきましょう。
書く場所を考える時間を減らします。
会議前に議題を確認する
アジェンダがあるなら、会議前に一度見ておきましょう。
例えば、
1. スケジュール
2. 仕様確認
と分かっていれば、話がどこへ向かっているか追いやすくなります。
議事録にも見出しを先に作れます。
見出しだけ先に作る
会議前に、
## スケジュール
## 仕様
などを用意します。
会議中は該当する場所へ短く書き足します。
白紙から議事録を作るより判断を減らせます。
参加者を先に書く
参加者や日時など、会議前に分かる情報は先に入力します。
会議中に書く必要はありません。
聞くことが必要な時間に、事務的な入力を残さないようにします。
会議中に文章を整えない
議事録を書いていると、
この表現でいいかな
と文章を直したくなることがあります。
しかし、直している間にも会話は進みます。
会議中は、
意味が分かればOK
とします。
文章の整理は会議後へ回しましょう。
誤字をその場で直しすぎない
一文字間違えるたびに戻ると、その間に話を聞き逃します。
意味が分かる程度なら、そのまま進みます。
会議後にまとめて修正します。
箇条書きで残す
議事録を最初から文章で書く必要はありません。
例えば、
- A案採用
- 田中が仕様確認
- 金曜まで
- B案は保留
という形です。
あとで必要なら文章へ整えます。
「聞く時間」と「書く時間」を分ける
重要な説明が始まったら、いったん書く手を止めて聞く方法があります。
内容を理解してから、短くメモします。
聞きながらすべて入力
だけが議事録の取り方ではありません。
長い説明はまず聞く
複雑な説明を聞きながら文章化すると、
最初の話を入力している間に結論を聞き逃す
ことがあります。
まず、
何の説明なのか
を理解します。
そのあと要点だけ書きます。
結論が出てから書く
議論中は意見が何度も変わることがあります。
途中の発言を全部書くより、
最終的に何が決まったか
を待つ方法があります。
ただし、意思決定の経緯が必要な会議では、重要な論点だけ残します。
発言者を全部記録しなくてもいい場合がある
議事録の目的によっては、
誰が発言したか
より、
何が決まったか
が重要な場合があります。
会社のフォーマットや会議の目的を確認し、必要以上に発言者を追い続けないようにしましょう。
発言者が必要なら略称を使う
誰の発言か必要なら、
田：
佐：
など、短く書く方法があります。
名前を毎回フル入力しないようにします。
聞き逃した一文を追い続けない
一つ聞き逃すと、
今何て言った？
と考えている間に、その後も聞き逃す場合があります。
重要でなければ、その時点から話へ戻ります。
必要なら、
？
と印だけ付けます。
重要な部分なら確認する
決定事項や期限などを聞き逃した場合は、そのまま推測しないようにします。
例えば、
すみません、期限は金曜という認識で合っていますか？
と確認します。
議事録では、分からない情報を勝手に補わないことが大切です。
会議終了前に確認する
会議の最後に、
今日の決定事項
ToDo
を確認できる場合があります。
例えば、
今日決まったのはA案採用、田中さんが金曜までに確認、で合っていますか？
という形です。
議事録作成だけでなく、参加者間の認識合わせにもなります。
自分の理解を一言でまとめる
長い議論のあとに、
結局どうなった？
と自分の中で確認します。
例えば、
結論：延期
です。
その一言から議事録を書きます。
会議中に全部完成させようとしない
会議終了と同時に、
完成した議事録
ができていなくても構わない場合があります。
会議中は素材を残します。
会議後に、
整理
誤字修正
文章化
をします。
工程を分けます。
会議直後に整理する
時間が経つと、
このメモ何だった？
となる場合があります。
可能なら会議終了後すぐに数分だけ整理しましょう。
記憶が残っているうちに補います。
まず決定事項だけ整理する
時間がない場合は、
決定事項
ToDo
だけでも先に整えます。
背景説明などは必要に応じてあとから追加します。
重要な情報から完成させます。
5分だけ議事録整理の時間を取る
次の予定がある場合でも、
5分だけ
確保できるなら、会議メモを整理します。
例えば、
5分：決定事項とToDoだけ清書
です。
次の仕事へ完全に切り替わる前に行います。
会議直後に別の仕事へ飛ばない
会議終了と同時にメールやチャットへ移ると、議事録整理を忘れる場合があります。
可能なら、
会議
↓
議事録整理
↓
次の仕事
という流れにします。
会議と会議の間に余白を作る
自分で予定を調整できるなら、会議を連続させすぎない方法があります。
例えば、
30分会議
のあとに、
10分整理時間
を確保します。
議事録だけでなく、次の会議への切り替えにも使えます。
議事録担当なら会議前に準備する
突然議事録担当になるより、
今日は自分が取る
と分かっているほうが準備できます。
アジェンダ。
テンプレート。
参加者。
を先に入力しておきます。
議事録担当と進行役を兼ねている場合
進行しながら議事録も取ると、することがさらに増えます。
可能なら、
議事録担当を別にする
など、役割分担を検討してみましょう。
自分だけでは変えられない場合は、最低限残す項目を絞ります。
自分が発言すると議事録が止まる場合
自分が説明している間は入力できないことがあります。
その場合は、
自分の発言内容を事前にメモ
しておく方法があります。
会議後に追記します。
発言しながら入力しようとしなくても構いません。
オンライン会議で議事録に集中できない場合
オンライン会議では、
会議画面
議事録
チャット
資料
が同じPC上にあります。
すべてを同時に見ると集中しにくくなります。
必要な画面だけ残してみましょう。
不要なタブを閉じる
オンライン会議中に、
メール
SNS
別作業の資料
が開いていると気になる場合があります。
会議に必要なものだけ残します。
画面上の選択肢を減らします。
チャットを追いすぎない
会議中のチャットも記録しようとすると、音声と文字の両方を追うことになります。
チャットに重要情報がある場合だけ拾います。
必要なら会議後にチャット履歴を確認します。
共有資料を見ながらメモする場合
スライド。
画面共有。
議事録。
を同時に見る必要がある場合があります。
全部を細かく写す必要はありません。
資料として残るものなら、
資料の内容そのもの
より、
資料について何が決まったか
を記録します。
スライドの内容を議事録へ丸写ししない
共有資料があとで見られるなら、スライド本文を議事録へそのまま書く必要はない場合があります。
例えば、
資料P5についてA案で決定
と残します。
重複する情報を減らします。
資料のページ番号をメモする
議論が特定の資料についてなら、
P7：納期議論
と残しておきます。
会議後に資料を確認しやすくなります。
会議を録音すればいい？
会社や会議によっては、録音や文字起こしが認められていない場合があります。
勝手に録音しないようにしましょう。
利用する場合は、会社のルールや参加者への確認など必要な手続きを守ります。
録音があるから聞かなくていいわけではない
録音可能な会議でも、
あとで全部聞けばいい
とすると、会議時間と同じだけ聞き直すことになる場合があります。
会議中は決定事項などを拾い、録音は確認が必要な部分だけに使うほうが効率的な場合があります。
自動文字起こしを使う場合
会議ツールによっては文字起こし機能が使える場合があります。
会社のルール上利用できるなら、補助として使う方法があります。
ただし、
誤変換
話者の間違い
などが起こることもあるため、そのまま議事録として確定せず内容を確認しましょう。
AIで議事録を作る場合も確認が必要
AIによる要約や議事録作成機能を利用できる環境もあります。
ただし、機密情報の取り扱いや会社のルールを確認する必要があります。
また、AIが作った内容に、
決定事項の取り違え
重要情報の抜け
がないか、人が確認することも大切です。
議事録を書くことより会議の目的を理解する
何を話しているか分からないまま文字だけ入力すると、
何が重要か判断できない
ことがあります。
会議前に、
何を決める会議なのか
を確認しましょう。
目的が分かれば、残す情報も選びやすくなります。
定例会議なら毎回同じ項目を使う
毎週同じ形式の会議なら、
進捗
課題
次回までの対応
など、テンプレートを固定できます。
毎回構成を考える必要を減らします。
前回議事録をコピーして使う
定例会議なら、前回のフォーマットを複製する方法があります。
ただし、
前回の内容を消し忘れる
などのミスには注意します。
不要な情報は会議前に整理しておきます。
決定事項と議論を分ける
議事録で、
議論
と
決定
が混ざると、あとから読んだ人が分かりにくくなる場合があります。
例えば、
議論：A案・B案を比較
決定：A案
と分けます。
会議中も分類しやすくなります。
事実と自分の解釈を分ける
議事録には、
相手はたぶん反対していた
など、自分の解釈を混ぜないようにします。
実際に話されたこと。
決まったこと。
を中心に残します。
分からない場合は確認します。
きれいな議事録を作ろうとしすぎない
議事録を、
読み物のような完璧な文章
にしようとすると時間がかかります。
必要な情報が正確に分かれば十分な場合もあります。
会社の求める粒度を確認しましょう。
過去の議事録を見る
どのくらい詳しく書けばいいか分からないなら、社内の過去議事録があれば確認してみましょう。
決定事項中心
なのか、
議論まで詳細
なのかが分かります。
必要以上に書かないためにも役立ちます。
読む人を考える
議事録を読む人が、
会議参加者だけ
なのか、
参加していない人も含む
のかで必要な説明量が変わります。
誰が読むかを確認し、必要な情報量を決めます。
会議参加者だけなら簡潔にする
参加者が確認用に見る議事録なら、
決定事項
ToDo
中心でも足りる場合があります。
背景を全部書く必要があるか確認してみましょう。
不参加者も読むなら背景を少し残す
参加していない人にも共有するなら、
なぜその結論になったか
を簡単に残す必要がある場合があります。
ただし、議論を一言一句書くのではなく、主な論点をまとめます。
議事録に時間がかかりすぎる場合
30分の会議なのに、
議事録整理に1時間
かかっている場合があります。
その場合は、
会議中に書きすぎていないか
文章を整えすぎていないか
必要以上に詳細ではないか
を確認してみましょう。
完成までの時間を決める
例えば、
会議後15分で整理する
と決めます。
時間内で、
決定事項
ToDo
重要な議論
を優先します。
細部へ時間を使いすぎないようにします。
会議中に集中が切れる場合
議事録以前に、
会議そのものへ集中できない
場合があります。
その場合は、
今の議題
を一言で確認します。
例えば、
今は納期の話
です。
話の現在地を作ります。
話が脱線した場合
会議そのものが脱線すると、何を書けばいいか分からなくなることがあります。
進行役なら、
一度議題へ戻す
こともできます。
議事録担当だけなら、脱線した話をすべて残す必要があるか確認します。
長い会議では区切りごとに整理する
一時間以上の会議なら、議題が変わったタイミングで数秒だけ、
ここまでの決定
を確認します。
例えば、
議題1：A案採用
と一行残します。
最後に全部思い出そうとしないようにします。
休憩があるなら途中で整理する
長時間会議で休憩が入る場合は、休憩中に最初の部分を軽く整理できます。
ただし、休憩時間すべてを議事録作成に使わず、自分も休む時間を取ります。
議事録が苦手だから集中できないと思わない
議事録作成に時間がかかると、
自分には向いていない
と思うことがあります。
しかし、テンプレートや記録項目を固定すると負担が減る場合があります。
能力だけではなく、やり方も確認してみましょう。
自分用の型を作る
例えば、
議題
決定
TODO
保留
という4項目だけの型を作ります。
会議ごとに同じ型を使えば、何を書くか判断しやすくなります。
毎回改善点を一つだけ変える
一度に、
テンプレート変更
ショートカット
新ツール
などを全部導入する必要はありません。
次の会議では、
決定事項を「決：」で書く
だけ試します。
少しずつ自分の取り方を調整します。
仕事中に議事録整理を後回しにしすぎない
会議後に別の仕事が続くと、
夕方に議事録を書く
ことがあります。
そのころには細かい内容を忘れている場合があります。
可能なら、短くても会議直後に整理しておきましょう。
メモの意味が分からなくなる前に整える
会議中に、
A→B
だけ書いたメモが、数時間後には何の意味だったか分からなくなる場合があります。
記憶があるうちに、
A案からB案へ変更
などへ補います。
議事録を送る前にチェックする
完成したら、
決定事項
ToDo
期限
担当
を確認します。
誤字より先に、重要情報が正しいかを見ます。
数字や期限を重点的に確認する
日時。
金額。
件数。
期限。
などは間違えると影響が大きい場合があります。
元の資料やメモと確認します。
全部を同じ強さで見直すのではなく、重要情報を優先します。
分からない箇所を推測して埋めない
会議後に、
ここ何て言ってたっけ
となることがあります。
曖昧なら、参加者へ確認できる場合があります。
自分の推測で決定事項を書かないようにします。
議事録が原因で会議内容を理解できない場合
毎回、議事録を書くことに精一杯で、
会議内容をほとんど理解できない
状態なら、担当方法自体を相談することも選択肢です。
例えば、
交代制にする
別担当を設ける
などです。
業務上可能か上司などへ相談してみましょう。
議事録担当を固定しすぎない
同じ人だけが毎回議事録を担当すると、本人が議論へ参加しづらくなる場合があります。
チームの運用として問題があるなら、担当の持ち回りなどを検討できる場合があります。
重要な会議で集中できない状態が続く場合
議事録だけではなく、
会議の話も頭に入らない
普段の仕事でも集中できない
状態が続いている場合があります。
その場合は、議事録の書き方だけが原因ではないかもしれません。
睡眠。
疲れ。
ストレス。
仕事量。
なども確認してみましょう。
会議そのものに集中できない場合は、会議に集中できないときの対処法も参考にしてください。
Pomolikaで会議前後の作業を区切る
Pomolikaはブラウザで使えるポモドーロタイマーです。
会議中の議事録作成そのものをタイマーで区切ることは難しいですが、
会議前の準備
と
会議後の整理
を区切るために使う方法があります。
例えば会議前に、
Pomolikaを10分に設定する
↓
アジェンダを確認する
↓
議事録テンプレートを作る
↓
日時・参加者を入力する
という流れです。
会議後は、
Pomolikaを15分に設定する
↓
決定事項を整理する
↓
ToDoを確認する
↓
文章を整える
という使い方ができます。
会議中は、
全部きれいに書く
ことより、
重要な情報を短く残す
ことに集中します。
そして会議後の15分で仕上げる。
議事録作成を、
聞く・記録する・整理する
の3つに分けてみましょう。
まとめ
議事録に集中できないときは、
もっと速くタイピングできるようになる
ことだけが解決策ではありません。
例えば、
- 発言を一言一句書こうとしない
- 決定事項・ToDo・保留を優先する
- 会議中は短い箇条書きで残す
- テンプレートを事前に用意する
- 会議前にアジェンダを確認する
- 文章を整えるのは会議後にする
- 聞き逃した重要事項は確認する
- 会議終了時に決定事項を確認する
- 会議直後に短く整理する
- 議事録担当の負担が大きいなら役割分担も検討する
といった方法があります。
話を聞く。
内容を理解する。
重要か判断する。
同時にきれいな文章を書く。
これを全部一度にしようとすると、追いつかなくなることがあります。
会議中は、
決：A案
TODO：田中／金曜
くらいでも構いません。
まず聞く。
短く残す。
あとで整える。
議事録を一つの作業として抱えず、聞く・記録する・整理する工程へ分けるところから始めてみましょう。