「仕事や作業で8時間も集中できない」「8時間労働なのに、午後になると集中が切れてしまう」。
朝から仕事を始めても、
午前中は仕事が進む
↓
昼休みを取る
↓
午後になると集中しにくくなる
↓
夕方には仕事がなかなか進まない
という日もあります。
そんなとき、
8時間働くなら、8時間集中できないといけないのでは？
と思うかもしれません。
しかし、勤務時間のすべてを同じ集中状態で過ごすことを前提にする必要はありません。
仕事には、深く考える作業もあれば、メールの確認や定型的な作業などもあります。
一日中集中し続けようとするより、
集中が必要な仕事をいつ行うか
どこで休憩するか
集中しにくい時間に何をするか
を考えるほうが、一日の仕事を組み立てやすくなります。
この記事では、8時間労働で集中が続かないときの仕事の進め方を紹介します。
8時間ずっと集中できないとダメ？
8時間労働だからといって、
8時間ずっと高い集中状態を維持する
ことを目標にする必要はありません。
実際の仕事では、
- 資料を作る
- 考える
- 調査する
- メールを確認する
- チャットへ返信する
- 会議へ参加する
- 定型作業をする
- 仕事の段取りを考える
など、さまざまな作業を行います。
必要な集中の程度も、それぞれ違います。
そのため、
8時間集中できるか
ではなく、
集中が必要な仕事を必要な時間だけ進められているか
と考えてみましょう。
8時間労働と8時間集中は別に考える
勤務時間が8時間あると、
8時間すべてを仕事で埋めなければ
と考えるかもしれません。
もちろん勤務時間中は仕事をする時間ですが、
すべての時間に同じ種類の集中が必要
という意味ではありません。
例えば、
資料の構成を考える
ことと、
完成した資料を所定の場所へ保存する
ことでは、必要な集中の仕方が違います。
一日の仕事をすべて同じ負荷で考えないようにします。
まず一日の仕事を種類で分ける
8時間の仕事を組み立てるときは、仕事内容を分けてみましょう。
例えば、
集中が必要な仕事
- 文章を書く
- 資料を作る
- 設計する
- プログラミングする
- 複雑な問題を考える
比較的短く進められる仕事
- メールを確認する
- 定型的な入力をする
- ファイルを整理する
- スケジュールを確認する
- 簡単な連絡をする
という分け方です。
すべての仕事を同じ集中力で進めようとせず、仕事内容によって時間を使い分けます。
集中しやすい時間帯を確認する
人によって、
午前中は仕事が進む
午後のほうが調子がいい
など、仕事を進めやすい時間帯が違うことがあります。
数日間、自分の仕事を振り返ってみましょう。
例えば、
9時〜11時は考える仕事が進む
昼食後は集中しにくい
夕方は細かな仕事なら進められる
などです。
毎日似た傾向があるなら、仕事を配置するときの参考にできます。
集中しやすい時間に重要な仕事を置く
自分が集中しやすい時間が分かったら、可能な範囲で重要な仕事をその時間へ置いてみましょう。
例えば午前中に集中しやすいなら、
午前中
資料作成、設計、文章作成、プログラミング。
午後
会議、メール、確認作業、定型作業。
という分け方があります。
もちろん、仕事内容や予定によって自由に配置できない場合もあります。
毎日完全に固定するのではなく、
自分で動かせる仕事だけ調整する
くらいで考えましょう。
8時間を一つの塊として考えない
朝に仕事を始めたとき、
これから8時間仕事か
と考えると長く感じることがあります。
そこで、一日を小さな時間へ分けます。
例えば、
午前の仕事
↓
休憩
↓
昼までの仕事
↓
昼休み
↓
午後の仕事
↓
休憩
↓
夕方の仕事
という形です。
8時間を一気に乗り切ろうとせず、
次の区切りまで何をするか
を考えます。
まず次の25分だけ考える
仕事に集中できないときは、
あと何時間働かないといけない
と考えるより、
次の25分で何をするか
を決める方法があります。
例えば、
25分：資料を書く
↓
5分：休憩
↓
25分：資料の続きを書く
という進め方です。
一日分の集中力を用意しようとするのではなく、短い単位で仕事を進めます。
25分では短い仕事もある
ポモドーロ・テクニックでは、25分集中・5分休憩という時間がよく知られています。
ただし、すべての仕事を25分で区切る必要はありません。
例えばプログラミングや文章作成などでは、25分経ったところで作業が進み始めることもあります。
その場合は、
45分集中・10分休憩
など、自分の仕事に合わせて時間を調整する方法があります。
重要なのは25分という数字ではなく、
集中する時間と休憩する時間に区切りを作ること
です。
集中が続いているなら無理に止めなくてもいい
タイマーを使って仕事をしていても、区切りの時間になったときに作業が進んでいる場合があります。
必ず機械的に止めなければならないわけではありません。
自分が仕事を続けやすいなら、作業の切りがよいところまで進める方法もあります。
タイマーは仕事を邪魔するためではなく、
長時間なんとなく仕事を続けないための目安
として使います。
休憩を後回しにし続けない
仕事が忙しいと、
もう少しだけ
と休憩を後回しにすることがあります。
その結果、長時間同じ姿勢で仕事を続けることもあります。
休憩を取れるタイミングでは、
席を立つ
飲み物を取りに行く
少し体を動かす
など、仕事から一度離れてみましょう。
勤務中の休憩については、勤務先のルールに従ってください。
休憩中も仕事をしない
休憩時間になっても、
仕事のメールを見る
チャットを確認する
資料を読み続ける
のであれば、仕事から離れる時間を作りにくくなります。
休憩できる時間なら、可能な範囲で仕事から一度離れます。
そして休憩が終わったら、
次にする仕事を一つ決めて再開する
という流れを作ります。
昼休みで一度仕事を区切る
8時間労働では、昼休みを一日の大きな区切りとして使えます。
例えば、
午前中にする仕事
と
午後にする仕事
を分けます。
午前中の仕事が予定どおり終わらなかった場合も、
午前中にできなかった
と考え続けるのではなく、午後の優先順位をもう一度確認します。
一日を前半と後半に分けるイメージです。
午後に集中できなくなったら仕事を変える
午後や夕方に集中が落ちやすい場合は、午後・夕方の仕事に集中できないときの対処法も参考にしてください。
午後になって考える仕事が進まなくなったとき、同じ仕事を何時間も続けようとすることがあります。
仕事内容を変更できるなら、
考える仕事
から、
確認作業
定型作業
などへ切り替える方法があります。
そして再び集中しやすい状態になったら、元の仕事へ戻ります。
ただし、重要な仕事を毎回後回しにしないよう、締め切りや優先順位も確認しましょう。
夕方に集中が切れる場合
朝から仕事をしていると、夕方に、
もう集中できない
と感じることもあります。
その時間帯に毎日集中しにくいなら、
夕方に何をするか
をあらかじめ考えておく方法があります。
例えば、
翌日の予定を確認する
今日の仕事を整理する
短い確認作業をする
などです。
自分で仕事を配置できる範囲で、集中状態に合わせて仕事内容を調整します。
会議も8時間の一部
一日の中に会議が複数ある場合、
今日は全然集中して作業できなかった
と感じることがあります。
しかし、会議も仕事の一部です。
大切なのは、
8時間のうち何時間集中作業できたか
だけで一日を評価しないことです。
会議や連絡対応が多い日は、まとまった集中時間が少なくなることもあります。
その日の予定を見て、
集中作業に使える時間はどこか
を探しましょう。
予定を詰め込みすぎない
自分でスケジュールを調整できる場合は、空いている時間をすべて予定で埋めない方法もあります。
会議と会議の間に30分あっても、
30分あるから別の仕事を入れよう
とすると、常に仕事を切り替えることになります。
集中が必要な仕事をするなら、ある程度まとまった時間を確保できないか考えてみましょう。
一日の終わりに仕事を振り返る
8時間集中できたかを振り返るのではなく、
今日何を進められたか
を確認します。
例えば、
資料の構成が完成した
実装が一つ終わった
必要な確認が終わった
などです。
集中していた時間の長さだけではなく、仕事がどこまで進んだかを見ます。
明日最初にする仕事を決めて終える
仕事を終える前に、
明日最初にすること
を一つ決めておく方法があります。
例えば、
明日は資料の2ページ目から始める
と残しておきます。
翌朝、
何から始めよう
と考える時間を減らし、そのまま仕事へ入りやすくします。
8時間集中できないからと残業で補わない
勤務時間中に集中できなかったと感じると、
その分、残業して取り戻さないと
と考えることもあるでしょう。
しかし、単純に仕事時間を長くすれば、必ず仕事が進むとは限りません。
まずは、
何が終わっていないのか
今日中に必要なのか
翌日に回せるのか
を確認します。
残業の扱いについては勤務先のルールに従いましょう。
Pomolikaで8時間を短く区切る
Pomolikaはブラウザで使えるポモドーロタイマーです。
8時間労働で集中が続かないときに、
8時間集中するため
ではなく、
長い勤務時間を短い作業時間へ分けるため
に使う方法があります。
例えば、
次にする仕事を一つ決める
↓
Pomolikaで25分を開始する
↓
一つの仕事を進める
↓
短く休憩する
↓
次の仕事を確認する
という流れです。
25分が仕事に合わなければ、30分や45分など自分が使いやすい時間へ変更しても構いません。
8時間先を見るのではなく、
まず次の一回で何を進めるか
を決めてみましょう。
まとめ
8時間労働で集中が続かないときに、
8時間ずっと集中しなければならない
と考える必要はありません。
一日の仕事には、深い集中が必要な作業もあれば、比較的短く進められる作業もあります。
例えば、
- 仕事を種類ごとに分ける
- 集中しやすい時間帯を確認する
- 重要な仕事を集中しやすい時間へ置く
- 8時間を一つの塊として考えない
- 25分や45分など短い時間へ区切る
- 休憩で仕事から一度離れる
- 午前と午後で仕事を分ける
- 集中しにくい時間には仕事内容を調整する
- 集中時間だけで一日を評価しない
- 翌日最初にする仕事を決めて終える
といった方法があります。
目標にするのは、
8時間集中し続けること
ではなく、
集中が必要な仕事を、必要な時間に進めること
です。
まずは今日の仕事の中から集中が必要なものを一つ選び、その仕事を進める短い時間を作ってみましょう。