「午前中は仕事が進むのに、午後になると集中できない」「夕方になると仕事が全然進まない」。
一日仕事をしていると、朝から夕方まで同じように集中できるとは限りません。
例えば、
午前中は資料を作れる
↓
午後になると集中しにくくなる
↓
夕方には簡単な仕事にも時間がかかる
ということもあるでしょう。
そんなときに、
朝と同じように集中しなければ
と考えるだけでは、仕事が進まないことがあります。
午後や夕方に集中しにくいのであれば、
集中しやすい時間に重要な仕事を置く
午後の仕事を小さく区切る
など、一日の仕事の組み立て方を変える方法があります。
この記事では、午後や夕方になると仕事に集中できないときに試したい方法を紹介します。
午後になると仕事に集中できないことはある
仕事では、朝から夕方までさまざまな作業を続けます。
例えば、
- メールを確認する
- 資料を作る
- ミーティングへ参加する
- 人と話す
- 判断する
- 問題を調べる
- パソコンで作業する
などです。
午前中から仕事を続けていれば、午後になって「朝と同じ感覚では進まない」と感じることもあるでしょう。
まずは、
何時ごろから仕事が進みにくくなるか
を確認してみましょう。
午後と夕方では状態が違うこともある
「午後に集中できない」といっても、13時と17時では状況が違うことがあります。
例えば、
昼休み直後から集中しにくい
場合もあれば、
15時ごろまでは問題ないが、夕方になると進まない
場合もあります。
一括りに「午後は集中できない」と考えず、
13時ごろ
15時ごろ
17時ごろ
など、どの時間帯で変化するのか見てみましょう。
時間帯が分かれば、その時間に合わせて仕事を配置しやすくなります。
午前中に集中が必要な仕事を進める
午前中のほうが仕事へ集中しやすいと分かっているなら、その時間を活用する方法があります。
例えば、
午前中
- 考える必要がある仕事
- 資料作成
- 設計
- 文章作成
- 調査
午後・夕方
- 確認作業
- 定型的な作業
- 整理
- 翌日の準備
というように分けます。
実際には会議や締め切りなどもあるため、毎日自由に配置できるとは限りません。
可能な範囲で、
集中しやすい時間に集中が必要な仕事を置く
ことを意識してみましょう。
午後に重い仕事を残しすぎない
午前中に簡単な仕事ばかり処理していると、午後に難しい仕事がまとめて残ることがあります。
例えば、
午前中：メール・確認作業
↓
午後：考える必要がある資料作成
↓
夕方：さらに難しい仕事が残る
という状態です。
午前中に集中しやすいなら、簡単な仕事だけでその時間を使い切らず、重要な仕事を一つ進めておく方法があります。
午後の最初に「何をするか」を決める
昼休みが終わったあと、
さて、何をしよう
と考えるところから始めると、仕事へ戻るまでに時間がかかることがあります。
可能なら午前中のうちに、
午後最初にする仕事
を決めておきましょう。
例えば、
13時から資料の2ページ目を作る
などです。
昼休みから戻ったら、仕事を選ぶところから始めず、決めておいた作業へ入ります。
午後の仕事を小さくする
午後になると大きな仕事へ取り掛かりにくい場合は、作業単位を小さくしてみましょう。
例えば、
資料を完成させる
ではなく、
構成を確認する
↓
1ページ作る
↓
グラフを修正する
↓
文章を確認する
と分けます。
「午後にこの資料を完成させる」と考えるより、
次にする一つの作業
まで具体的にします。
夕方は「あと何時間」と考えすぎない
夕方になると、
あと1時間しかない
今日中にこれを終わらせないと
と残り時間が気になることがあります。
その結果、目の前の仕事より時計ばかり気になる場合もあります。
そんなときは、
残り時間ですべて終わらせる
ではなく、
次の25分でここまで進める
と短い単位へ変えてみましょう。
一日の残り時間ではなく、次の作業へ意識を向けます。
25分だけ仕事を進める
午後や夕方に集中できないときは、仕事時間を短く区切る方法があります。
例えば、
25分：資料作成
↓
5分：休憩
↓
25分：資料作成
という進め方です。
ポイントは、
25分仕事をする
だけではなく、
その25分で何をするか
まで決めることです。
例えば、
25分で資料の1ページ目を作る
など、時間と作業をセットにします。
25分でも長いなら短くする
夕方になって仕事へなかなか取り掛かれない場合、25分でも長く感じることがあります。
そんなときは、
10分だけ進める
でも構いません。
例えば、
10分：メールを1件作る
10分：資料の見出しを作る
などです。
一度始められたら、そのまま続けるか、短い休憩を取って次の作業へ進みます。
休憩を取らずに続けていないか確認する
午後に集中できないとき、
仕事が遅れているから休憩できない
と考えて、そのまま作業を続けることがあります。
しかし、長時間同じ姿勢でパソコンを見続けているなら、一度仕事から離れる方法もあります。
例えば、
席を立つ
飲み物を取る
少し歩く
などです。
休憩後に、
次にする仕事を一つ決める
ところから再開します。
休憩中に仕事をしない
休憩を取っていても、
メールを見る
チャットへ返信する
仕事の資料を読む
などをしていると、仕事から離れられていないことがあります。
短い休憩を取るなら、一度仕事から離れてみましょう。
休憩が終わったら、次にする作業を一つ決めて戻ります。
昼休み後に仕事へ戻れない場合
在宅勤務で昼休みや仕事の境界が曖昧になる場合は、在宅ワークで集中できないときの対処法も参考にしてください。
昼休み中にスマホや動画を見ていると、仕事へ戻るときに切り替えにくく感じることがあります。
そんなときは、
昼休み終了
↓
午後最初の仕事を確認
↓
必要な画面だけ開く
↓
短い時間だけ開始
という流れを作ります。
「集中できる状態になったら始める」のではなく、まず作業を開始してみましょう。
午後に予定を詰め込みすぎない
午後に、
会議
↓
作業
↓
会議
↓
別の作業
と予定が細かく分かれていると、一つの仕事へまとまった時間を取りにくくなります。
自分で予定を調整できる場合は、集中作業を行う時間をまとめられないか検討してみましょう。
自由に調整できない場合でも、会議と会議の間には短時間で終わる仕事を置くなど、空き時間に合った作業を選ぶ方法があります。
夕方に新しい大仕事を始めるか考える
終業時間が近づいてから、時間のかかる仕事へ取り掛かると、
途中まで進める
↓
終業時間になる
↓
翌日また内容を思い出す
ということがあります。
急ぎでなければ夕方は、
翌日の作業を準備する
必要な資料をそろえる
次にすることをメモする
など、翌朝すぐ始められる状態を作る時間にする方法もあります。
仕事の締め切りや優先順位に合わせて判断しましょう。
翌日の最初の仕事を決めておく
夕方に集中できなくなったら、翌日の準備へ切り替える方法があります。
例えば、
今日進んだところ
残っているところ
明日最初にすること
を確認します。
そして、
明日はこの資料の続きをここから始める
と残しておきます。
翌朝に、
何から始めよう
と考える時間を減らせます。
毎日の傾向を見てみる
午後や夕方に集中できない日が多いなら、数日間、
集中しやすかった時間
集中しにくかった時間
を簡単に記録してみる方法があります。
細かく分析する必要はありません。
例えば、
午前：進んだ
14時：進みにくい
16時：少し戻った
程度でも構いません。
自分の傾向が分かれば、仕事を配置するときの参考になります。
Pomolikaで午後の仕事を短く区切る
午後や夕方に仕事へ集中できないときは、
終業まで集中する
と考えるのではなく、短い時間へ区切る方法があります。
Pomolikaはブラウザで使えるポモドーロタイマーです。
例えば、
午後にする仕事を一つ決める
↓
Pomolikaで25分を開始する
↓
25分はその仕事だけ進める
↓
短い休憩を取る
↓
次の25分ですることを決める
という使い方ができます。
夕方で25分でも長く感じるなら、さらに短い時間から始めても構いません。
午後全体を乗り切ろうとするのではなく、
次の一回だけ集中する
ために時間を区切ってみましょう。
まとめ
午後や夕方になると仕事に集中できない場合は、朝から夕方まで同じ働き方をすることだけが選択肢ではありません。
例えば、
- 集中しにくくなる時間帯を確認する
- 集中しやすい時間に重要な仕事を置く
- 午前中に重い仕事を一つ進める
- 午後最初の仕事を事前に決める
- 午後の仕事を小さく分ける
- 25分など短い時間へ区切る
- 必要に応じて仕事から離れて休憩する
- 夕方は翌日の準備へ切り替える
などを試してみましょう。
「午後も午前中と同じように集中する」と考えるのではなく、
集中しやすい時間には集中が必要な仕事
集中しにくい時間には進めやすい仕事
と配置を変える方法もあります。
午後や夕方になったら、まず次にする仕事を一つ決め、短い時間から進めてみましょう。