「仕事に集中していると話しかけられる」「電話対応が入るたびに集中が切れてしまう」。
仕事では、自分の作業だけに集中できるとは限りません。
例えば、
資料を作る
↓
話しかけられる
↓
質問に答える
↓
元の仕事へ戻る
という割り込みが発生することがあります。
電話対応やチャットへの返信などが加われば、一日に何度も作業を中断することもあるでしょう。
問題なのは、割り込みに対応する時間だけではありません。
中断したあとに、
どこまでやっていたっけ
次は何をするんだっけ
と、元の仕事へ戻るまでに時間がかかることがあります。
この記事では、仕事中に話しかけられたり、電話対応などの割り込みが入ったりして集中できないときの対処法を紹介します。
仕事では割り込みを完全になくせない
一人で行う作業とは違い、仕事ではほかの人とのやり取りがあります。
例えば、
- 同僚から話しかけられる
- 上司から質問される
- 電話がかかってくる
- チャットが届く
- メールが届く
- 急な確認を依頼される
などです。
自分だけで割り込みを完全になくすことは難しいでしょう。
そのため、
割り込みをすべてなくす
だけではなく、
減らせる割り込みは減らす
割り込まれても元の仕事へ戻りやすくする
という2つに分けて考えてみましょう。
話しかけられるたびに集中が切れる
集中して資料を作っているときに、
「ちょっといいですか？」
と話しかけられることがあります。
短い質問であれば、会話そのものは数分で終わるかもしれません。
しかし、そのあとパソコンへ戻って、
何を考えていたんだっけ
となることがあります。
考える必要がある仕事ほど、中断前の状態へ戻ることが難しく感じる場合があります。
割り込み時間だけでなく、
中断後の再開
まで考えて対策してみましょう。
中断される前に「次にやること」を残す
話しかけられたときに、すぐ返事をしなければならない場面もあります。
そんなときは、可能なら現在の作業について一言だけ残してから対応します。
例えば、
次は3ページ目の表を修正
このコードの条件分岐を確認
メール本文の続きを書く
などです。
長いメモを書く必要はありません。
中断後に、
次に何をすればいいか
が分かる程度で構いません。
作業の途中をあえて残しておく
仕事を中断するときに、すべてきれいに整理してから離れる必要はありません。
例えば文章を書いているなら、
次に書く内容を一言残す
方法があります。
資料作成なら、
次はこのグラフを修正
と残します。
プログラミングなら、
次はこの処理の確認
とコメントやメモを残す方法もあります。
中断後に考え直す必要を減らし、すぐ再開できる状態を作ります。
すべての質問へその場で対応しなくてもいい
話しかけられたからといって、必ずその場ですべて対応する必要があるとは限りません。
緊急ではない内容なら、
「あとで確認します」
と対応できる場合もあります。
ただし、これは職場や仕事内容によって異なります。
すぐに対応することが役割になっている場合もあるため、自分の判断だけで対応を遅らせるのではなく、業務上問題のない範囲で調整しましょう。
質問をまとめてもらえる場合もある
同じ人から短時間に何度も質問される場合、
質問が出るたびに対応する
より、
ある程度まとめて確認する
ほうが作業しやすいことがあります。
例えばチーム内で合意できるなら、
急ぎでない質問はチャットへ残してもらう
まとめて確認する時間を作る
といった方法があります。
相手の仕事を止めてしまう可能性もあるため、一方的に決めるのではなく、チームで調整することが大切です。
電話対応で集中できない場合
電話は、メールやチャットと違って、
その場で対応が必要になりやすい
割り込みです。
電話が鳴るたびに作業が止まる仕事では、
電話をなくす
という対策ができない場合もあります。
その場合は、
電話が入ることを前提に仕事を組み立てる
方法を考えてみましょう。
例えば、電話が多い時間帯には短い作業を入れ、比較的電話が少ない時間帯に集中が必要な仕事を行う方法があります。
電話が多い時間帯を確認する
毎日電話対応があるなら、
いつ電話が多いか
を確認してみましょう。
例えば、
午前中は電話が多い
昼過ぎは比較的少ない
という傾向があるかもしれません。
傾向が分かれば、
電話が多い時間：確認作業や短い仕事
電話が少ない時間：資料作成などの集中作業
というように仕事を配置できます。
もちろん、電話の時間が予測できない仕事もあります。
その場合は、割り込み後に戻りやすい仕組みを作ることを優先します。
電話のあとに別の仕事を始めない
電話対応が終わったあと、
ついでにメールを確認する
チャットを見る
別の依頼を処理する
と、そのまま違う仕事へ移ることがあります。
すると、
元の仕事
↓
電話
↓
メール
↓
チャット
↓
別の仕事
と、どんどん離れていきます。
電話が終わったら、緊急の用件がなければ、まず中断していた仕事へ戻ることを意識してみましょう。
チャット通知も割り込みになる
パソコン上の通知やタブも気になる場合は、パソコン作業に集中できないときの対処法も参考にしてください。
人から直接話しかけられなくても、チャット通知が何度も届けば集中が切れることがあります。
通知を見るたびに、
誰からだろう
急ぎかな
と確認していると、作業を何度も中断することになります。
すぐ確認する必要がない時間帯なら、職場のルールや自分の役割に問題のない範囲で通知を減らす方法があります。
ただし、緊急連絡を受ける必要がある仕事では、必要な通知まで切らないようにしましょう。
メールを開きっぱなしにしない
メールソフトを常に表示していると、新しいメールが届くたびに気になる場合があります。
集中して作業する時間だけ、
メールを閉じる
確認する時間を決める
という方法もあります。
例えば、
集中作業
↓
休憩
↓
メール確認
↓
次の集中作業
と分けます。
メールを確認する必要がある頻度は仕事内容によって違うため、自分の業務に合わせて調整してください。
集中が必要な仕事を周囲へ伝える
職場によっては、
今は集中して作業している
ことを周囲へ伝えられる場合があります。
例えば、
チャットのステータスを変更する
予定表に集中作業を入れる
などです。
ただし、これも職場によって運用が異なります。
自分だけで「この時間は話しかけないでください」と決めるのではなく、チームで利用できる仕組みがあるなら活用してみましょう。
集中時間を長くしすぎない
割り込みが多い職場で、
これから2時間、一度も中断されずに集中する
という前提を作ると、現実と合わない場合があります。
そこで、
まず25分
など、短い集中時間を作る方法があります。
例えば、
25分：資料作成
↓
5分：休憩・連絡確認
↓
25分：資料作成
という流れです。
25分なら割り込みが絶対に起きないわけではありません。
それでも、集中する時間と連絡を確認する時間を分ける目安として使えます。
割り込みが入ったらタイマーを止めてもいい
集中時間中に電話がかかってきた場合、無理にタイマーを動かし続ける必要はありません。
例えば、
25分のタイマーを開始
↓
10分後に電話
↓
タイマーを一時停止
↓
電話対応
↓
元の仕事を確認
↓
タイマーを再開
という使い方もできます。
大切なのは、25分を完璧に守ることではなく、
中断後に元の仕事へ戻る
ことです。
中断後は「何をしていたか」を確認する
割り込み対応が終わったら、すぐ仕事へ戻ろうとしても、
何をしていたのか思い出せない
ことがあります。
そんなときは、焦って別の作業を始めるのではなく、
中断前に開いていたもの
残したメモ
次にする作業
を確認します。
そして、
次の一手
を一つ決めてから再開します。
集中できる時間帯を守る
一日の中で比較的割り込みが少ない時間があるなら、その時間を集中作業へ使う方法があります。
例えば、
朝は比較的静か
なら、朝に考える仕事を進めます。
午後に質問や電話が増えるなら、午後は短い作業を中心にします。
すべての時間帯で同じ働き方をするのではなく、職場の状況に合わせて仕事を配置してみましょう。
割り込み前提でタスクを小さくする
割り込みが多い仕事では、一つの作業単位が大きいと再開しにくくなります。
例えば、
資料を完成させる
ではなく、
構成を作る
1ページ目を書く
グラフを作る
内容を確認する
と分けます。
短い単位なら、割り込みが入っても、
どこまで終わったか
を把握しやすくなります。
Pomolikaで割り込みのない時間を作る
仕事中の割り込みを完全になくすことは難しいですが、可能な範囲で、
この時間は一つの仕事へ集中する
という区切りを作る方法があります。
Pomolikaはブラウザで使えるポモドーロタイマーです。
例えば、
今する仕事を一つ決める
↓
Pomolikaで25分を開始する
↓
25分はその仕事を進める
↓
休憩時間にメールやチャットを確認する
↓
次の25分を開始する
という使い方です。
途中で電話や急ぎの対応が入った場合は、一時停止して対応し、終わったら中断前の作業へ戻ります。
割り込みが多い環境では、長時間集中しようとするより、
短い集中時間を少しずつ確保する
使い方を試してみましょう。
まとめ
仕事中に話しかけられたり、電話対応などの割り込みが入ったりして集中できないときは、割り込みを完全になくすことだけを考える必要はありません。
例えば、
- 中断前に次にすることをメモする
- 緊急でない質問はあとで対応できないか調整する
- 電話が多い時間帯を確認する
- 電話後にそのまま別の仕事へ移らない
- 不要な通知を減らす
- メールやチャットを確認する時間を分ける
- 集中作業を短い単位へ分ける
- 割り込み後に元の仕事へ戻る手順を作る
などがあります。
特に割り込みが多い仕事では、
一度も邪魔されず長時間集中する
ことだけを目標にすると難しくなります。
割り込みが入っても、
何をしていたか分かる
すぐ元の仕事へ戻れる
状態を作ることも大切です。
まずは次にする仕事を一つ決め、短い時間から集中できる区切りを作ってみましょう。