「仕事が間に合うか不安で集中できない」「焦れば焦るほど仕事が進まない」。
仕事をしていると、
早く終わらせないと
失敗したらどうしよう
まだこんなに仕事が残っている
など、目の前の作業以外のことが気になる場合があります。
そして、
焦る
↓
いろいろな仕事が気になる
↓
一つの仕事に集中できない
↓
仕事が進まない
↓
さらに焦る
という状態になることもあります。
そんなときは、無理に「集中しよう」とするだけではなく、
頭の中にある仕事を整理する
仕事を小さくする
次にすることを一つ決める
など、目の前の作業を明確にする方法があります。
この記事では、焦りや不安、プレッシャーで仕事に集中できないときの対処法を紹介します。
焦るほど仕事に集中できなくなることがある
締め切りが近づいていると、
急いで仕事を進めないと
と考えるでしょう。
しかし、焦っていると、
資料を作らないと
あのメールにも返信しないと
午後の会議の準備もしないと
と、複数の仕事が同時に気になることがあります。
その結果、一つの仕事を始めても別の仕事が気になり、なかなか進まないことがあります。
まずは、
仕事が多いこと
と
今この瞬間にする仕事
を分けて考えてみましょう。
何に焦っているのか確認する
「仕事で焦っている」と感じても、その理由はさまざまです。
例えば、
- 締め切りが近い
- 仕事が終わるか分からない
- やることが多い
- ミスをしたくない
- 上司や顧客へ説明する必要がある
- 初めての仕事を任されている
- 予定より仕事が遅れている
- 周囲より仕事が遅いと感じる
などがあります。
漠然と、
仕事が不安
と考えるだけではなく、
何が気になっているのか
を具体的にしてみましょう。
頭の中の仕事を一度書き出す
複数の仕事が気になって集中できない場合は、やることを一度書き出す方法があります。
例えば、
- 資料Aを修正する
- メールへ返信する
- 会議資料を確認する
- 担当者へ確認する
- 明日の準備をする
といった形です。
この段階では、すべてを同時に進めようとしません。
まず、
頭の中で覚え続けなくてもよい状態
を作ります。
「全部やらないと」から「次に何をするか」へ変える
仕事を書き出したら、
これを全部終わらせなければ
と考えるのではなく、
次に何をするか
を決めます。
例えば、
資料Aを完成させる
ではなく、
資料Aの1ページ目を修正する
まで小さくします。
次にすることが明確になれば、ほかの仕事はいったん置いて、目の前の作業へ取り掛かりやすくなります。
締め切りが気になって集中できない場合
締め切りが近いと、
間に合わないかもしれない
ということばかり考えてしまう場合があります。
そんなときは、残り時間だけを見るのではなく、
残っている作業
を確認します。
例えば、
資料作成
ではなく、
構成作成
↓
本文作成
↓
数字の確認
↓
最終確認
というように分けます。
そのうえで、
どこまで終わっているか
残り時間で何を優先するか
を確認します。
間に合わない可能性があるなら早めに共有する
作業を整理した結果、
このままでは締め切りに間に合わない可能性が高い
と分かることもあります。
その場合、焦りながら一人で抱え続けるのではなく、仕事の状況に応じて上司や関係者へ早めに共有することも選択肢です。
例えば、
現在ここまで終わっている
残りはこれだけある
このままだとこの部分が間に合わない可能性がある
と状況を整理して伝えます。
締め切り自体を変更できなくても、優先順位や進め方を相談できる場合があります。
ミスへの不安で集中できない場合
「絶対に間違えてはいけない」と考えるほど、作業中に何度も確認してしまうことがあります。
そんなときは、
作業しながら何度も確認する
のではなく、
作業する時間
と
確認する時間
を分ける方法があります。
例えば、
まず資料を作る
↓
一区切りついたら確認する
という流れです。
確認する工程を最初から予定しておけば、作業中にすべてを完璧にしようとする必要がなくなります。
プレッシャーが強い仕事は工程を小さくする
重要な仕事ほど、
絶対に成功させなければ
と考えてしまうことがあります。
すると、仕事全体が大きく見えて取り掛かりにくくなる場合があります。
例えば、
重要なプレゼン資料を作る
ではなく、
必要な情報を集める
↓
構成を作る
↓
1ページ目を作る
↓
残りを作る
↓
確認する
と分けます。
重要度は変わりませんが、
今やること
は小さくできます。
周囲の期待を考えすぎていないか
仕事をしていると、
上司にどう思われるだろう
顧客にどう評価されるだろう
失敗したらどうしよう
と考えることがあります。
しかし、そのことを考え続けても、目の前の仕事自体は進みません。
まず、
今、自分ができる作業は何か
へ戻ります。
例えば、
説明資料の1ページ目を完成させる
など、具体的な行動へ置き換えてみましょう。
完成形を考えすぎない
仕事を始める前から、
完璧な資料を作らないと
一度で正しいものを作らないと
と考えると、最初の一歩が重くなることがあります。
修正できる仕事なら、
まずたたき台を作る
↓
あとから確認する
という進め方もできます。
最初から完成形を作ろうとせず、まず形にすることを優先します。
複数の仕事を行き来しない
焦っていると、
資料を少し進める
↓
メールが気になって確認する
↓
別の仕事を思い出す
↓
そちらを少し進める
という状態になることがあります。
仕事を切り替えるたびに、何をしていたのか確認する必要があります。
緊急の対応が必要でなければ、
今はこの仕事
と一つ決め、一区切りつくまでほかの仕事を開かない方法があります。
通知を一時的に減らす
チャットやメールの通知が入るたびに、
何か問題が起きたのでは
と気になってしまう場合があります。
業務上可能であれば、集中して作業する短い時間だけ通知を減らす方法があります。
ただし、緊急連絡へ対応する必要がある仕事では、必要な通知まで切らないようにしましょう。
自分の仕事内容や職場のルールに合わせて調整します。
まず10分だけ一つの仕事をする
焦っているときに、
この仕事を全部終わらせる
と考えると、さらにプレッシャーを感じることがあります。
そんなときは、
まず10分だけ
と時間を小さくします。
例えば、
10分だけ資料を書く
と決めます。
10分経ったら、
そのまま続ける
一度状況を確認する
のどちらでも構いません。
まず仕事へ入るための時間として使います。
25分だけ目の前の仕事に集中する
もう少し長く作業できそうなら、
25分だけ一つの仕事をする
という方法もあります。
例えば、
25分：資料作成
↓
5分：休憩
↓
25分：資料作成
という形です。
ここで重要なのは、
25分で仕事を完成させること
ではありません。
25分の間だけ、
今決めた一つの仕事を進める
ことです。
焦っているときほど休憩を飛ばさない
締め切りが近いと、
休んでいる場合ではない
と考えるかもしれません。
しかし、長時間仕事を続けて疲れているなら、一度休憩することも考えましょう。
休憩できる状況なら、
席を立つ
仕事の画面から離れる
など、短く仕事から離れます。
休憩後に、
次に何をするか
を確認して再開します。
不安が強いときは一人で抱え込まない
仕事への不安が強く、
仕事に手がつかない状態が続く
仕事以外の時間にも強い不安が続く
など、日常生活にも影響している場合は、単なる仕事の進め方だけの問題とは限りません。
その場合は、タイマーやタスク整理だけで無理に解決しようとせず、職場の相談窓口や医療機関などへ相談することも検討してください。
厚生労働省「こころの耳」の相談窓口案内では、働く人の悩みやメンタルヘルスに関する相談先が紹介されています。
Pomolikaで「次の一つ」だけに時間を使う
Pomolikaはブラウザで使えるポモドーロタイマーです。
焦りやプレッシャーで仕事に集中できないときは、
すべての仕事を終わらせるため
ではなく、
次の一つだけを進めるため
にタイマーを使う方法があります。
例えば、
気になっている仕事を書き出す
↓
次にする仕事を一つ決める
↓
「資料の1ページ目を修正する」まで小さくする
↓
Pomolikaで25分を開始する
↓
その仕事だけを進める
↓
区切りが来たら一度状況を確認する
という流れです。
25分が長く感じるなら、10分など短い時間から始めても構いません。
焦っているときほど一日の仕事全部を見るのではなく、
次の短い時間で何をするか
まで小さくしてみましょう。
まとめ
焦りや不安、プレッシャーで仕事に集中できないときは、
もっと集中しなければ
と考えるだけでは、さらに焦ってしまうことがあります。
そんなときは、
- 何に焦っているのか確認する
- 気になっている仕事を書き出す
- 次にする仕事を一つ決める
- 大きな仕事を小さな工程へ分ける
- 締め切りまでに残っている作業を確認する
- 間に合わない可能性があるなら早めに共有する
- 作業と確認を分ける
- 複数の仕事を行き来しない
- まず10分だけ始める
- 25分など短い時間で仕事を区切る
といった方法があります。
すべての不安をなくしてから仕事を始める必要はありません。
今できる一つの作業を決める
ところまで小さくして、その仕事から始めてみましょう。