「残業になると全然集中できない」
「定時までは仕事できるのに、夜になると急に頭が働かなくなる」
朝から仕事を続けていると、定時を過ぎたころには、
文章を読んでも入ってこない
同じところを何度も確認する
判断に時間がかかる
細かいミスが増える
ということがあります。
それでも仕事が残っていると、
あと2時間集中しないと
と思うかもしれません。
しかし、残業時間に日中と同じ集中状態を求め続ける必要はありません。
残業するなら、
今夜やる必要がある仕事は何か
疲れていてもできる仕事は何か
明日に回せるものは何か
を分けてみましょう。
この記事では、残業で集中できないときの仕事の進め方を紹介します。
残業になると集中できないのはなぜ？
残業時間は、一日の仕事をすでに何時間も続けたあとです。
例えば、
- 会議が多かった
- 判断する仕事が続いた
- 人と話し続けた
- パソコンを長時間見ていた
- 締め切りに追われていた
- 昼から休憩を取れていない
- 睡眠不足
- 空腹
- ストレス
などが重なっている場合があります。
そのため、
定時後も朝と同じように集中できないとおかしい
と考える必要はありません。
まず、その日の疲れ具合を確認してみましょう。
定時後に急に頭が働かなくなる場合
17時や18時を過ぎると、
急に文章が読めなくなる
ことがあります。
その場合は、
もっと集中しよう
と粘る前に、一度作業を止めてみましょう。
数分だけ席を離れる。
飲み物を取る。
今残っている仕事を書き出す。
という方法があります。
一度残っている仕事を書き出す
残業になると、
あれも終わっていない
これも今日中
と頭の中が散らかる場合があります。
そこで、
A資料修正
Bさんへ返信
明日の会議準備
というように書き出します。
まず、残業時間にする仕事を見えるようにします。
「今日中」と「明日でいい」を分ける
書き出したら、
本当に今日中に必要か
を確認します。
例えば、
今日が期限
明日の朝一番で必要
なら、残業で対応する必要があるかもしれません。
一方、
明日中でいい
なら、翌日に回せる場合があります。
残業時間に全部終わらせようとしないようにします。
今日中にする理由を確認する
なんとなく、
今日終わらせたい
と思っているだけの場合があります。
その仕事は、
誰かが待っているのか
締め切りが今日なのか
明日にすると問題があるのか
を確認してみましょう。
理由がなければ、翌日へ回す選択肢もあります。
明日の自分へ仕事を残してもいい
今日中に全部終わらなかったからといって、必ず失敗というわけではありません。
優先順位を付けて、
今日はここまで
と決めることも仕事です。
翌日に回すなら、
明日はここから
を一言残しておきましょう。
残業中は重要な判断を避ける
疲れている時間に、
大きな方針を決める
重要な文章を確定する
複雑な設計を決める
といった仕事をすると、判断に時間がかかる場合があります。
可能なら、
考える仕事は翌朝
へ回してみましょう。
残業中は、判断の少ない作業へ切り替えます。
単純作業へ切り替える
例えば、
ファイル整理
資料の体裁調整
定型的な入力
などです。
ただし、単純作業でもミスが困る場合は確認が必要です。
疲れていても比較的進めやすい仕事を選びます。
重要なメールを疲れた状態で送らない
夜になると、
早く終わらせたい
気持ちが強くなる場合があります。
その状態で重要なメールを書くと、
言葉が強くなる
宛先を間違える
必要な説明が抜ける
ことがあります。
急ぎでなければ、下書きだけ作って翌朝確認する方法があります。
下書きだけ作る
例えば、
要点だけ書く
↓
翌朝確認
↓
送信
という流れです。
残業中に完成させることと、残業中に準備しておくことを分けます。
資料も骨組みだけ作る
資料作成でも、
完璧な仕上げ
までしようとすると時間がかかります。
例えば、
見出し
必要な数字
残りの作業
だけ用意します。
翌朝に仕上げる方法があります。
まず15分だけ残業する
残業へ入った瞬間に、
ここから2時間
と考えると重く感じます。
まず、
15分だけ
次の仕事を進めてみましょう。
例えば、
15分：今日中の修正
です。
一区切りしたら、残りをもう一度確認します。
25分が長ければ短くする
日中は25分集中できても、残業中は長い場合があります。
そんなときは、
10分
15分
でも構いません。
一回を短くして、必要なら繰り返します。
残業時間を先に決める
終わるまで残業する。
という状態だと、終了時刻が見えません。
可能なら、
今日は19時まで
など、終える時刻を決めます。
その時間までに何を優先するか考えます。
終了時刻から逆算する
例えば、
残り45分
なら、
20分：資料修正
15分：確認
10分：明日の準備
というように分けます。
残業時間全部を一つの作業へ使わないようにします。
一番重要なものから始める
残業中に、
簡単なメールを何通も返す
うちに時間がなくなる場合があります。
まず、
今日必ず必要な仕事
を一つ進めます。
そのあと、余裕があればほかを行います。
優先順位を一つにする
残業中は疲れているので、
AもBもCも
と考えるほど迷いやすくなります。
そこで、
まずA
と決めます。
Aが一区切りしたらBを考えます。
チャットやメール確認を減らす
残業時間に新しい連絡を見ると、
さらに仕事が増えた
ように感じることがあります。
緊急対応が必要でなければ、確認する時間をまとめる方法があります。
今の作業へ集中する時間と分けます。
通知を一時的に減らす
会社のルール上問題なければ、短い集中時間だけ不要な通知を減らしてみましょう。
ただし、緊急連絡を受ける必要がある仕事では状況に合わせます。
通知を全部切ればいいという話ではありません。
残業中に仕事を増やさない
ひとつ終わるたびに、
ついでにこれも
と新しい仕事を始めることがあります。
その結果、帰る時間がどんどん遅くなる場合があります。
最初に決めた残業タスク以外は、急ぎでなければ翌日に回します。
「ついで作業」を避ける
例えば、
資料を保存したついでに別のフォルダも整理
と始めることがあります。
今夜の目的に関係ないなら、やらないようにします。
残業中は範囲を狭くします。
完璧に仕上げようとしない
疲れているときに、
細かい言い回し
レイアウト
を何度も直すことがあります。
まず、
明日困らない状態
まで進めることを考えます。
完璧さより必要な完成度を確認します。
何度も見直して進まない場合
残業中は不安になって、
同じ資料を何度も見る
ことがあります。
確認ポイントを決めてみましょう。
例えば、
数字
期限
誤字
です。
確認が終わったら次へ進みます。
チェック項目を絞る
重要な資料なら、
- 数字
- 宛先
- 日付
- 添付
- 期限
など、間違えると困る部分を中心に確認します。
疲れているときに全項目を同じ強さで見ないようにします。
残業中はミスが増えていないか確認する
入力ミス。
読み飛ばし。
添付忘れ。
などが増えている場合があります。
一つミスしただけなら直せます。
しかし、
何度も同じミスをする
状態なら、作業を続けるより翌日に回すほうがよい場合もあります。
同じところを何度も間違える場合
修正する。
また間違える。
さらに修正する。
という状態になったら、一度区切ります。
頭が働いていない可能性があります。
休憩するか、作業を終えることも考えましょう。
文章を何度読んでも入らない場合
資料を読んでも、
何が書いてあったか分からない
場合があります。
その状態で重要な判断を続けるのは難しいことがあります。
一度休み、それでも戻らないなら翌日へ回せるか確認します。
残業中の「あと少し」を繰り返さない
18時30分に、
あと30分だけ
19時に、
ここまで来たからあと30分
と延長し続けることがあります。
最初に終了時刻を決め、延長するなら理由を確認しましょう。
毎回自動的に延長しないようにします。
帰宅時間も考える
残業時間だけではなく、
帰宅
食事
入浴
睡眠
もそのあとにあります。
夜遅くまで仕事すると、翌日の集中にも影響する場合があります。
今日の残業と翌日の状態をセットで考えます。
翌日の集中力を使う選択肢もある
夜に1時間かけても進まない仕事が、
翌朝なら20分で進む
こともあります。
急ぎでないなら、
今夜粘る
のではなく、
明日の集中しやすい時間へ移す
という判断もできます。
朝一番のタスクにする
翌日へ回すなら、
明日の朝一番：資料完成
と決めておきます。
先延ばしではなく、時間帯を変えるだけです。
翌日に再び迷わないようにします。
明日の最初の一手を残す
例えば、
3ページ目の数字確認から
と書いておきます。
翌朝、資料を開いてから考える必要を減らします。
残業終了前の数分で準備します。
残業が毎日続いている場合
一日だけ残業して集中できないのと、
毎日のように残業している
のでは状況が違います。
残業が常態化しているなら、
集中力の問題
だけではない可能性があります。
仕事量や期限、役割分担も確認してみましょう。
仕事量そのものが多すぎないか
毎日、
定時では終わらない量
があるなら、集中力を上げるだけでは解決しない場合があります。
例えば、
どの仕事が時間を使っているか
を書き出します。
自分だけでは調整できない場合は、上司などへ相談することも考えましょう。
優先順位が多すぎないか
すべての仕事が、
最優先
になっている場合があります。
その状態では、残業しても終わりが見えません。
上司などへ、
今日優先するのはどれか
を確認する方法があります。
締め切りが現実的か確認する
仕事量に対して期限が短い場合があります。
その場合、
自分が集中できないから遅れている
と決めつけないようにしましょう。
必要な作業時間と期限が合っているか確認します。
見積もりより時間がかかっている場合
毎回同じ種類の仕事が予定より長くなるなら、
見積もり
を見直す必要がある場合があります。
集中力で差を埋め続けるより、実際にかかる時間を把握します。
残業しないと終わらない仕事を記録する
例えば一週間だけ、
何の仕事で残業したか
を残します。
会議が長かった
突発対応
資料作成
などです。
残業の原因が見えてくる場合があります。
会議が多くて作業時間が足りない場合
日中が会議で埋まり、
自分の作業が全部残業へ回る
場合があります。
その場合は、集中力よりスケジュールの問題かもしれません。
会議時間や自分の作業時間について、調整できる余地がないか確認します。
突発対応で残業になる場合
予定していた仕事に加えて、
急ぎの依頼
が入ることがあります。
その場合は、
新しい仕事が入ったら何を後ろへずらすか
を考えます。
仕事だけ追加して、元の予定を全部維持しようとしないようにします。
自分で抱えすぎていないか
ほかの人へ確認や依頼できるものまで、自分で進めている場合があります。
役割上可能なら、
分担
相談
を使います。
残業時間を集中力だけで短くしようとしないようにします。
残業中に空腹で集中できない場合
夕食前まで仕事していると、
お腹が空いて集中できない
ことがあります。
まず体の状態を確認しましょう。
必要なら休憩を取り、無理のない範囲で食事などを考えます。
空腹を集中力だけで我慢し続けないようにします。
食べすぎて眠くならないようにする
残業前に食事を取る場合でも、
満腹でさらに眠い
と感じることがあります。
自分が仕事を続ける場合は、体調を見ながら無理のない食事量を考えましょう。
特定の食事だけで集中力を作ろうとしないようにします。
水分を忘れていないか確認する
忙しい日は、午後からほとんど飲み物を取っていない場合があります。
必要な水分を取り、少し休憩します。
ただし、水分を取れば必ず集中できるわけではありません。
疲れそのものも確認します。
カフェインで残業を延ばし続けない
夜まで仕事をするために、
コーヒー
エナジードリンク
を追加することがあります。
しかし、それで睡眠が遅くなれば、翌日さらに疲れる可能性があります。
眠気を飲み物だけで押し切ることを前提にしないようにします。
強い眠気がある場合
何度も目を閉じてしまう。
文章がまったく頭に入らない。
という状態なら、作業方法だけでは難しい場合があります。
安全に関わる仕事などでは特に、無理を続けないことが大切です。
休憩しても戻らない場合
一度席を離れても、
頭が働かない
場合があります。
そのときは、
残っている仕事を明日に回せないか
を確認してみましょう。
残業時間をさらに伸ばすことだけが選択肢ではありません。
残業中にイライラして集中できない場合
疲れていると、
小さなミス
通知
質問
にイライラする場合があります。
その状態では、さらに作業が進みにくくなることがあります。
一度休憩し、今夜する必要があるものだけへ範囲を狭めましょう。
「なんで終わらないんだ」と考え続けない
残業していること自体へイライラすると、
あと何時間？
と時計ばかり気になる場合があります。
過ぎた時間より、
残り一つ
へ戻ります。
今夜終える範囲を決めます。
残業した自分を責めない
予定どおり終わらなかったからと、
自分の集中力が低い
とすぐ判断する必要はありません。
仕事量。
突発対応。
会議。
難易度。
など、ほかの要因もあります。
何に時間がかかったかを確認します。
逆に残業を当たり前にしない
残業で終わらせられるからと、
毎日夜までやればいい
という状態になると負担が続きます。
残業が続くなら、日中の仕事の進め方や仕事量そのものも見直します。
残業時間を成果として見ない
長く残ったことと、
仕事が進んだこと
は同じではありません。
例えば、
2時間残業した
より、
必要な修正を終えた
というように、進んだ内容を確認します。
時間だけで評価しないようにします。
翌朝に確認する工程を作る
残業中に作ったものは、可能なら翌朝もう一度確認する方法があります。
特に、
重要なメール
資料
数字
などです。
疲れた状態で作ったものを、そのまま確定しないようにします。
夜は作成、朝は確認に分ける
例えば、
夜：下書き
朝：確認・送信
という形です。
仕事の期限に余裕がある場合に使えます。
残業時間ですべての工程を完結させなくても構いません。
残業が原因で睡眠不足になっている場合
夜遅くまで働く。
帰宅が遅くなる。
寝る時間が遅くなる。
翌日集中できない。
また残業する。
という流れになることがあります。
この状態なら、残業中の集中法だけでなく、働き方全体を見る必要があります。
翌日の残業を増やす残業になっていないか
今日あと一時間やることで、
明日の朝がつらくなる
なら、その一時間が本当に必要か考えてみましょう。
もちろん期限によっては必要な日もあります。
ただし、毎日続くなら調整が必要です。
仕事以外の時間も残す
帰宅。
食事。
睡眠。
家族との時間。
なども一日の一部です。
仕事が終わるまで残り続けるのではなく、自分が終える時間も確認してみましょう。
残業で集中できない状態が長く続く場合
毎日のように、
夜になると頭が働かない
ミスが増える
仕事へ行くのがつらい
などが続く場合があります。
その場合は、タイマーや集中方法だけで対応し続けないことも大切です。
仕事量や休息、ストレスなども含めて確認してみましょう。
体調にも影響している場合
残業が続き、
眠れない
強い疲れが取れない
体調不良が続く
などがある場合は、一人で仕事の進め方だけを工夫し続けないようにしましょう。
必要に応じて職場の相談窓口や産業医、医療機関などへの相談も検討してください。
勤務中から疲れで集中が続かない場合は、仕事の疲れで集中できないときの対処法も参考にしてください。
Pomolikaで残業時間の終わりを作る
Pomolikaはブラウザで使えるポモドーロタイマーです。
残業で集中できないときは、
夜も日中と同じペースで働く
ためではなく、
残業時間を小さく区切る
ために使う方法があります。
例えば、
今日中に必要な仕事を一つ決める
↓
明日に回す仕事を分ける
↓
Pomolikaを15分に設定する
↓
15分はその仕事だけ進める
↓
一区切りしたら残りを確認する
という流れです。
例えば残り45分なら、
15分：修正
15分：確認
15分：翌日の準備
と分けることもできます。
そして、
このセットで今日は終わり
と終了地点を作ります。
残業中に集中できないときにタイマーを使う目的は、
さらに長く働くため
ではありません。
今夜やる仕事を限定し、終わる時間を作るため
に使ってみましょう。
まとめ
残業で集中できないときは、
定時後も日中と同じように集中しないと
と考える必要はありません。
例えば、
- 残っている仕事を書き出す
- 今日中と明日でいい仕事を分ける
- 重要な判断は翌日に回す
- 残業中は単純な作業へ切り替える
- 10分や15分へ作業を短くする
- 残業の終了時刻を決める
- 今夜する仕事を一つに絞る
- 疲れてミスが増えていないか確認する
- 翌朝の最初の作業を残して終える
- 残業が常態化しているなら仕事量やスケジュールも確認する
といった方法があります。
定時を過ぎた。
頭が働かない。
仕事はまだ残っている。
そんなときに、
全部終わるまで集中する
と考えなくても構いません。
今日中に必要なものを一つ決める。
まず15分。
終わったら確認する。
明日に回せるものは回す。
そして、残業にも終わりを作るところから考えてみましょう。