「電話があると集中できない」「着信が入るたびに作業が止まってしまう」。
集中して作業している途中で電話が入ると、
作業する
↓
電話が鳴る
↓
通話する
↓
電話を切る
↓
何をしていたか思い出す
という切り替えが発生します。
電話そのものは数分で終わっても、そのあとすぐに元の作業へ戻れないこともあります。
電話を完全になくせない場合は、
電話が入らないようにする
だけでなく、
電話で集中が切れても元の作業へ戻りやすくする
ことも大切です。
この記事では、電話の着信や通話で集中できないときの対処法を紹介します。
電話があると集中できないのはなぜ？
電話は、作業している側のタイミングとは関係なく入ってくることがあります。
例えば文章を書いている途中でも、
着信
↓
作業を中断
↓
電話の内容を聞く
↓
必要な対応を考える
という切り替えが必要になります。
さらに電話が終わったあとには、
さっき何をしていたっけ
と元の作業を確認する時間も必要です。
そのため、電話が多い環境では、長時間一つの作業を続けにくく感じることがあります。
着信音だけでも集中が切れることがある
自分が電話に出なくても、着信音によって意識がそれる場合があります。
例えば、
資料を読む
↓
電話が鳴る
↓
電話へ意識が向く
↓
資料へ戻る
という流れです。
電話に出たかどうかだけでなく、
着信によって作業が中断されていないか
も確認してみましょう。
電話のあとに何をしていたか分からなくなる
電話による中断で困りやすいのが、
元の作業へ戻れないこと
です。
例えば資料作成中に電話が入った場合、
どこまで書いたか
次に何を書く予定だったか
何を確認していたか
を思い出す必要があります。
特に考えながら進める仕事では、電話を切ったあとに同じ状態へ戻るまで時間がかかることがあります。
電話の前に現在地を残す
電話へ出る前に少し余裕があるなら、
今どこまで進めていたか
を残しておく方法があります。
例えば、
3ページ目まで確認済み
次は表の数字を修正
この文章の続きを書く
など、一言だけメモします。
電話が終わったら、そのメモを見て作業へ戻ります。
長いメモを書く必要はありません。
次にすることが分かる一言
を残すだけでも構いません。
電話後にすぐ別の仕事を始めない
電話が終わると、その内容に関連する仕事を始めたくなる場合があります。
例えば、
電話を受ける
↓
電話に関係するメールを見る
↓
別の資料を開く
↓
元の仕事を忘れる
という流れです。
電話で依頼されたことをすぐ対応する必要があるとは限りません。
緊急性がなければ、
依頼内容をメモする
↓
中断していた仕事へ戻る
↓
一区切りついたら対応する
という方法もあります。
もちろん、すぐ対応する必要がある電話については、業務上の優先順位に従いましょう。
電話の内容を頭の中だけで覚えない
電話で、
あとで確認します
この資料を送ります
担当者へ伝えます
などの対応が発生することがあります。
これを頭の中だけで覚えていると、元の仕事へ戻ってからも、
電話の件を忘れないようにしないと
と気になる場合があります。
必要な対応はメモやタスクとして残し、頭の中だけで覚え続けないようにします。
電話対応と集中作業を分けられるか確認する
電話以外の質問やチャットでも中断される場合は、仕事中の割り込みが多いときの対処法も参考にしてください。
仕事内容によっては、自分で電話を受ける時間を調整できる場合があります。
例えば、
集中して資料を作る時間
と
電話や連絡へ対応する時間
をある程度分けられるかもしれません。
ただし、電話対応が業務として必要な職場では、勝手に電話へ出ないようにすることはできません。
自分の仕事内容や勤務先のルールの範囲で調整します。
スマホの電話で集中できない場合
仕事だけでなく、勉強や個人作業中にスマートフォンへ電話が入ることもあります。
緊急の電話を受ける必要がない時間なら、端末の通知設定などを見直す方法があります。
一方で、
家族からの緊急連絡
仕事上必要な電話
などを受ける必要がある場合もあります。
必要な連絡まで一律に遮断するのではなく、自分の状況に合わせて設定しましょう。
電話が気になって作業へ集中できない場合
電話が鳴っていなくても、
そろそろ電話が来るかもしれない
と気になって作業へ集中できないことがあります。
電話を待つ必要がある状況なら、完全に忘れて作業することは難しいでしょう。
そんなときは、
電話が来るまで一時間集中する
ではなく、
まず10分だけこの作業を進める
など、短い時間で仕事を区切る方法があります。
電話が入ったら中断し、終わったら次の短い区切りから再開します。
電話が多い日は短い作業単位にする
電話が頻繁に入ることが分かっている日は、長時間の集中を前提にしない方法もあります。
例えば、
資料を完成させる
ではなく、
資料の構成を作る
1ページだけ書く
数字だけ確認する
など、仕事を小さく分けます。
途中で電話が入っても、
どこまで終わったか
を把握しやすくなります。
電話が少ない時間帯を確認する
仕事の電話には、時間帯によって多い・少ないという傾向がある場合があります。
例えば、
朝は電話が少ない
午後は電話が多い
などです。
毎日似た傾向があるなら、可能な範囲で、
電話が少ない時間：集中が必要な仕事
電話が多い時間：中断しやすい短い仕事
というように仕事を配置する方法があります。
自分で動かせる仕事だけでも調整できないか確認してみましょう。
電話中に別の作業をしない
電話をしながら、
メールを書く
資料を修正する
など、別の作業を同時に進めたくなることがあります。
しかし、電話の内容も仕事の内容も確認する必要がある場合、どちらにも注意を向けることになります。
重要な電話なら、通話中は必要な内容を聞き、メモを取ることを優先します。
電話が終わってから元の作業へ戻りましょう。
通話が長いなら内容を整理する
自分から電話をかける場合は、話す内容を事前に整理する方法があります。
例えば、
- 確認したいこと
- 伝えたいこと
- 決めたいこと
を簡単にメモします。
電話中に、
何を聞こうとしていたっけ
と考える時間を減らし、必要な内容を確認しやすくします。
電話の直後に現在地を確認する
電話が終わったら、すぐ作業を始める前に、
電話前に何をしていたか
を確認します。
例えば、
資料の3ページ目を作成中
↓
次は表を修正
と確認してから再開します。
数秒でも、
元の仕事は何だったか
を確認する時間を作ります。
電話で集中が切れても最初からやり直さない
集中が切れると、
もう集中できなくなった
と感じることがあります。
しかし、一度電話が入ったからといって、その日の集中作業を諦める必要はありません。
電話が終わったら、
次にすることを確認する
↓
短い時間を決める
↓
作業へ戻る
という流れを作ります。
「集中が切れないこと」より、
切れたあとに戻ること
を意識します。
25分集中する方法と電話
作業時間を区切る方法の一つに、ポモドーロ・テクニックがあります。
例えば、
25分：一つの作業
↓
5分：休憩
という形です。
ただし、仕事で電話を受ける必要がある場合、
25分間は絶対に電話へ出ない
という使い方ができるとは限りません。
電話が入ったら必要な対応を行い、そのあと元の仕事へ戻ります。
ポモドーロを使う目的は、電話を無視することではなく、
電話がない時間に何を進めるか明確にすること
と考えると使いやすくなります。
Pomolikaで電話の合間の作業を区切る
Pomolikaはブラウザで使えるポモドーロタイマーです。
電話が入る仕事では、
25分間絶対に中断されない環境を作る
ことが難しい場合があります。
そんなときは、
次にする仕事を一つ決める
↓
Pomolikaでタイマーを開始する
↓
電話がなければその仕事を進める
↓
電話が入ったら現在地を残して対応する
↓
通話後に元の仕事へ戻る
という使い方ができます。
電話が多い日は、25分より短い時間へ変更しても構いません。
電話をなくすためではなく、
電話と電話の間に一つの仕事を進めるための区切り
として使ってみましょう。
まとめ
電話によって集中できないときは、電話そのものを完全になくせるとは限りません。
そこで、
電話が入っても仕事へ戻りやすい状態を作る
ことを考えてみましょう。
例えば、
- 電話前に現在地を一言残す
- 電話後にすぐ別の仕事を始めない
- 電話で発生したタスクをメモする
- 電話が多い日は仕事を小さく分ける
- 電話が少ない時間に集中作業を配置する
- 通話中に別の仕事を同時に進めない
- 自分から電話するときは要件を整理する
- 電話後に次の作業を確認する
- 短い時間で仕事を区切る
といった方法があります。
電話が一度も入らないことを前提にするのではなく、
電話で集中が切れたあと、どう元の仕事へ戻るか
まで仕事の進め方に組み込むことがポイントです。
まずは次に電話が入ったとき、中断する直前に「次にすること」を一言だけ残してみましょう。