「仕事をしないといけないのに集中できない」「仕事中に別のことを考えてしまう」。
パソコンの前には座っているのに、
メールを見る
↓
別のことを考える
↓
少し仕事をする
↓
また気が散る
という状態になることもあります。
仕事に集中できない原因は一つとは限りません。
仕事の進め方だけでなく、周囲の環境や割り込み、タスクの大きさなどが関係していることもあります。
この記事では、仕事に集中できないときに確認したい原因と、仕事を進めるために試したい対処法を紹介します。
仕事に集中できないときは原因を分けて考える
仕事に集中できないと、
自分には集中力がない
と考えてしまうことがあります。
しかし、実際にはさまざまな状況があります。
例えば、
- 何から始めればいいか分からない
- 仕事が大きすぎる
- 別のことを考えてしまう
- メールやチャットが気になる
- 周囲から話しかけられる
- パソコン上の別の画面を開いてしまう
- 長時間同じ仕事を続けている
- 午後や夕方になると仕事が進まない
- 在宅勤務だと気が散る
などです。
すべてを「集中できない」でまとめず、
何によって仕事が止まっているのか
を確認するところから始めましょう。
何から始めればいいか分からない
仕事が複数あると、
あれもやらないと
これもやらないと
と考えているうちに、どれにも取り掛かれないことがあります。
そんなときは、一日分の仕事を全部考えるのではなく、
次にする仕事を一つだけ決める
ところから始めます。
例えば、
資料を作る
ではなく、
資料の構成を作る
まで具体的にします。
仕事の範囲を小さくすると、最初の行動を決めやすくなります。
仕事が大きすぎて集中できない
「企画書を完成させる」「システムを作る」など、大きな仕事をそのまま一つのタスクとして考えると、どこから手をつけるか分からなくなることがあります。
例えば資料作成なら、
必要な情報を集める
↓
構成を作る
↓
1ページ目を書く
↓
図を作る
↓
全体を確認する
と分けられます。
目標を、
仕事を終わらせる
から、
次の一工程を進める
へ変えてみましょう。
別のことを考えてしまう
仕事をしている途中で、
今日の予定
帰宅後にすること
人間関係
最近気になっていること
など、仕事とは関係のないことを考えてしまう場合があります。
考えないようにしようとするほど、そのことが気になる場合もあります。
すぐに対応する必要がない内容なら、一言メモして仕事へ戻る方法があります。
例えば、
帰宅後に確認する
と残しておきます。
「忘れないように覚えておかなければ」という状態を減らし、目の前の仕事へ戻ります。
恋愛のことを考えて仕事に集中できない場合
好きな人や恋愛について考えてしまい、仕事に集中できないこともあるでしょう。
仕事中に考え始めると、
メッセージが来ていないか確認する
相手との会話を思い返す
これからのことを考える
など、目の前の仕事から意識が離れることがあります。
そんなときも、
考えてはいけない
と無理に抑えるより、今考えていることを簡単にメモして、
仕事が終わってから考える
と区切る方法があります。
そして、次にする仕事を一つだけ決めて再開します。
ぼーっとして仕事が進まない
パソコンを見ているものの、
何も進んでいない
ということもあります。
そんなときは、いきなり大きな仕事へ戻ろうとせず、
今から何をするか
を具体的にしてみましょう。
例えば、
このメールに返信する
資料の見出しを一つ作る
このファイルを確認する
などです。
「仕事に集中する」という曖昧な目標ではなく、具体的な行動へ変えます。
デスクワークで集中できない
デスクワークでは、長時間同じ場所でパソコンを使うことがあります。
しかもパソコンには、
仕事の資料
だけでなく、
メール
チャット
ブラウザ
など、さまざまなものが表示されます。
一つの仕事へ集中したいなら、その仕事に必要な画面を中心に残してみましょう。
使っていないウィンドウやタブを閉じるだけでも、別の作業へ移るきっかけを減らせます。
パソコン仕事では関係ないタブを閉じる
パソコンで仕事をしていると、ブラウザのタブが増えていくことがあります。
例えば、
調べ物
メール
ニュース
社内システム
資料
などです。
集中する仕事が決まったら、
今の仕事に必要なものだけ残す
方法があります。
あとで必要なページはブックマークしたり、必要な場所をメモしたりして、一度閉じてしまう方法もあります。
メールやチャットを確認し続けない
仕事中にメールやチャットが届くと、
急ぎかもしれない
と気になることがあります。
そのたびに確認していると、
作業
↓
通知
↓
返信
↓
作業へ戻る
という切り替えを繰り返します。
すぐに返信する必要がない仕事なら、職場のルールや自分の役割に問題のない範囲で、確認する時間を分ける方法があります。
緊急連絡を受ける必要がある場合は、必要な通知まで切らないようにしましょう。
話しかけられて集中できない
職場では、自分だけで集中できるとは限りません。
同僚や上司から話しかけられたり、電話対応が入ったりすることがあります。
割り込みそのものを完全になくせない場合は、
中断したあとに戻りやすくする
ことも重要です。
例えば、中断する前に、
次はこの表を修正する
と短いメモを残します。
対応が終わったら、そのメモを見て元の仕事へ戻ります。
周囲が気になって集中できない
仕事場では、
人の声
電話
人の動き
などが気になる場合があります。
環境を自由に変えられる職場ばかりではありませんが、可能な範囲で、
集中が必要な仕事を比較的静かな時間に行う
作業に必要なものだけを見る
などの方法があります。
自分だけで変更できない環境については、職場のルールに合わせて対応しましょう。
在宅勤務だと集中できない
自宅特有の環境や生活との切り替えに悩んでいる場合は、在宅ワークで集中できないときの対処法も参考にしてください。
会社では集中できるのに、自宅では仕事が進まないこともあります。
在宅勤務では、
仕事
と
生活
が同じ場所にあります。
スマホ、テレビ、家事、ベッドなど、仕事以外のものも身近にあります。
そんなときは、
仕事をする場所を決める
仕事開始時の流れを決める
休憩と仕事を分ける
など、自宅でも仕事の区切りを作ってみましょう。
午後や夕方になると集中できない
時間帯に合わせた仕事の配置については、午後・夕方の仕事に集中できないときの対処法も参考にしてください。
午前中は仕事が進むのに、午後や夕方になると集中しにくくなる場合があります。
毎日同じ傾向があるなら、
集中しやすい時間に考える仕事
集中しにくい時間に短い仕事
というように、仕事を配置する方法があります。
朝から夕方まで同じ集中状態を前提にするのではなく、自分が仕事を進めやすい時間帯を確認してみましょう。
残業中に集中できない
通常の勤務時間が終わったあとも仕事を続けていると、思うように進まないことがあります。
そんなときに、
残業しているから、その分だけ仕事を進めなければ
と長時間続けるのではなく、
今日中に必要なことは何か
を確認してみましょう。
急ぐ必要がない仕事までその日に終わらせようとしているなら、翌日に回せないか検討します。
勤務時間や残業については、自分だけで判断できない場合もあるため、職場のルールや業務上の優先順位に従いましょう。
集中できないから早退・休むべき？
仕事に集中できない日に、
今日は早退したほうがいいのか
仕事を休んだほうがいいのか
と迷うこともあるでしょう。
単に仕事へ取り掛かりにくいのか、体調が悪いのかなど、状況によって判断は変わります。
体調不良などがある場合は、無理に集中方法だけで解決しようとせず、勤務先のルールに沿って休憩や休暇などを検討してください。
一方、
何から始めればいいか分からず仕事が止まっている
のであれば、まず次にする仕事を一つまで小さくする方法があります。
仕事に集中できないから辞めたいと思うとき
集中できない状態が続くと、
この仕事に向いていないのでは
仕事を辞めたい
と考えることもあるかもしれません。
ただ、一時的に仕事が進まないことと、仕事そのものを続けるかどうかは分けて考えたほうが整理しやすくなります。
まず、
仕事内容そのものが合わないのか
仕事量が多いのか
割り込みが多いのか
環境が合わないのか
特定の仕事だけ進まないのか
など、何に困っているのかを具体的にしてみましょう。
仕事を続けるかどうかという大きな判断と、今日の仕事をどう進めるかを同時に考えないことも一つの方法です。
一度に複数の仕事を進めない
仕事が多いと、
資料を作りながらメール
メールを書きながらチャット
チャットをしながら別の資料
という状態になることがあります。
複数の仕事を行き来していると、
どれも進んでいない
と感じることがあります。
緊急対応がなければ、
今はこの仕事
と一つ決めて進めてみましょう。
タスクを小さくする
集中できないときに効果を感じやすい工夫の一つが、
仕事を小さくすること
です。
例えば、
報告書を書く
ではなく、
必要な数字を集める
↓
見出しを作る
↓
最初の項目を書く
と分けます。
次の行動が分かるところまで小さくすると、取り掛かりやすくなります。
まず10分だけ始める
仕事へ取り掛かれないときに、
これから2時間集中する
と考えると、始める前から長く感じることがあります。
そんなときは、
まず10分だけ
と決めて始める方法があります。
10分経ったら、そのまま続けても、一度休憩しても構いません。
最初から長時間集中することより、
仕事を始めること
を優先します。
25分集中して5分休憩する
仕事時間を区切る方法の一つに、ポモドーロ・テクニックがあります。
代表的な方法では、
25分集中
↓
5分休憩
を繰り返します。
例えば、
25分：資料の構成を作る
↓
5分：休憩
↓
25分：資料を書く
という使い方です。
ポイントは、
25分集中する
だけでなく、
その25分で何をするか
を決めることです。
25分にこだわらなくてもいい
仕事によっては、25分では短い場合があります。
例えば、
45分仕事・10分休憩
など、自分の仕事に合わせて時間を調整する方法もあります。
反対に、どうしても仕事を始められないなら、
10分だけ
でも構いません。
重要なのは、長時間ずっと集中しようとするのではなく、
ここまで仕事をする
という区切りを作ることです。
集中が切れたら次の作業を確認する
仕事中に集中が切れること自体を、完全になくす必要はありません。
別のことを考えていたと気づいたら、
今何をしていたか
↓
次に何をするか
を確認します。
そして、一つの作業へ戻ります。
「また集中できなかった」と考え続けるより、
気づいたら戻る
ことを繰り返してみましょう。
Pomolikaで仕事を短く区切る
仕事に集中できないときは、
今日は集中して仕事をする
という大きな目標ではなく、
次の25分で一つの仕事を進める
と考える方法があります。
Pomolikaはブラウザで使えるポモドーロタイマーです。
例えば、
次にする仕事を一つ決める
↓
Pomolikaで25分を開始する
↓
その仕事だけ進める
↓
短い休憩を取る
↓
次の仕事を決める
という使い方ができます。
25分では長い場合は、自分が始めやすい時間へ変更しても構いません。
仕事に集中できる状態になるまで待つのではなく、まず短い時間を決めて始めてみましょう。
まとめ
仕事に集中できないときは、
自分には集中力がない
と一つの原因で考えるのではなく、何によって仕事が止まっているのか確認してみましょう。
例えば、
- 次にする仕事を一つ決める
- 大きな仕事を小さく分ける
- 別のことが気になったらメモする
- 必要のない画面やタブを閉じる
- メールやチャットとの切り替えを減らす
- 割り込み後に戻れるメモを残す
- 集中しやすい時間帯に重要な仕事を置く
- 10分や25分など短い時間へ区切る
といった方法があります。
「仕事に集中する」ではなく、
次の25分で何をするか
まで具体的にすることがポイントです。
まずは今からする仕事を一つだけ決め、短い時間から始めてみましょう。