「仕事に集中できずミスが多い」「気をつけているつもりなのに、また間違えてしまった」。
仕事中に集中が切れると、
入力を間違える
確認する場所を飛ばす
依頼された内容を見落とす
途中までやった作業を忘れる
といったミスにつながることがあります。
ミスをすると、
次は絶対に間違えないようにしよう
と考えます。
しかし、「もっと集中する」「もっと気をつける」だけでは、同じようなミスを防ぎにくい場合があります。
そんなときは、
集中できない状態でもミスを起こしにくい仕事の進め方
を作ることも大切です。
この記事では、仕事に集中できずミスが多いときに、作業方法や確認方法を工夫する方法を紹介します。
集中できないときはミスが起きることがある
仕事では、さまざまな情報を確認しながら作業します。
例えば、
数字を入力する
文章を書く
資料を確認する
メールを送る
システムへ登録する
などです。
作業の途中で別のことへ意識が向けば、
どこまで確認したか分からなくなる
ことがあります。
そのまま作業を続けると、確認漏れや入力間違いにつながる場合があります。
まずは、
どんなときにミスが起きているのか
を確認してみましょう。
「集中力がないから」で終わらせない
ミスをすると、
自分は集中力がない
と考えてしまうことがあります。
しかし、ミスが起きる状況を確認すると、別の原因が見つかることもあります。
例えば、
- 複数の仕事を同時に進めている
- 作業中に何度も話しかけられる
- 電話対応が入る
- チャット通知を確認している
- 手順が複雑になっている
- 確認項目が多い
- 急いで作業している
- 長時間同じ作業を続けている
などです。
「もっと集中する」だけではなく、
ミスが起きやすい状況を減らせないか
と考えてみましょう。
どんなミスが多いか確認する
まず、自分が繰り返しているミスを確認します。
例えば、
入力間違いが多い
確認漏れが多い
添付忘れが多い
作業を一つ飛ばしてしまう
依頼内容を読み違える
などです。
「仕事のミスが多い」だけでは対策が曖昧になります。
何を間違えているのか
まで具体的にすると、対策を考えやすくなります。
ミスが起きるタイミングも確認する
ミスの内容だけでなく、
いつ起きているか
も確認してみましょう。
例えば、
電話対応の直後
複数の仕事を抱えているとき
締め切り直前
午後や夕方
作業を急いでいるとき
などです。
同じ条件でミスが起きているなら、その状況を変えることが対策になります。
一度に一つの仕事を進める
複数の仕事を同時に進めていると、
資料を作る
↓
チャットへ返信する
↓
資料へ戻る
↓
メールを確認する
↓
また資料へ戻る
という状態になります。
仕事を切り替えるたびに、
どこまでやったか
を確認する必要があります。
緊急対応がなければ、
今はこの仕事をする
と一つ決めて進めてみましょう。
作業を小さな単位へ分ける
大きな仕事を一気に進めると、途中で集中が切れたときに現在地が分からなくなることがあります。
例えば、
資料を完成させる
ではなく、
必要な情報を集める
↓
構成を作る
↓
文章を書く
↓
数字を確認する
↓
最終確認する
と分けます。
一つずつ完了させることで、
どこまで終わったか
を把握しやすくなります。
作業と確認を分ける
仕事をしながら、その場ですべて確認しようとすると、
作る
と
確認する
を同時に行うことになります。
そこで、
まず作業する
↓
作業が終わったら確認する
と工程を分ける方法があります。
例えばメールなら、
本文を書く
↓
宛先を確認する
↓
添付ファイルを確認する
↓
内容を読み直す
↓
送信する
という流れです。
作業と確認のタイミングを分けることで、「確認したつもり」を減らします。
チェックリストを使う
毎回同じ確認が必要な仕事なら、頭の中だけで覚えておく必要はありません。
例えば、
- 宛先を確認
- 添付ファイルを確認
- 日付を確認
- 数字を確認
- 保存先を確認
など、必要な項目をチェックリストにします。
特に、
何度も同じ種類のミスをしている
のであれば、その項目をチェックリストへ追加してみましょう。
「次は気をつける」ではなく、確認する仕組みに変えます。
指差しできるものは一つずつ確認する
数字や項目が並んでいる仕事では、一度に全体を見ると確認した場所が分からなくなることがあります。
そんなときは、
一項目ずつ確認する
方法があります。
例えば、
名前
↓
日付
↓
金額
↓
送信先
と順番を決めます。
確認する順番を毎回変えず、一定にする方法もあります。
割り込みが入ったら現在地を残す
電話や質問で作業が中断されることが多い場合は、仕事中の割り込みが多いときの対処法も参考にしてください。
仕事中に話しかけられたり、電話対応が入ったりすると、作業が途中で止まります。
そのあと、
どこまで確認したっけ
となることがあります。
可能なら割り込みへ対応する前に、
ここまで確認済み
次はこの項目から
と短いメモを残しましょう。
割り込み後に、最初から思い出す必要を減らせます。
中断後は少し戻って確認する
割り込み後に仕事へ戻ったときは、中断した場所からすぐ続けるのではなく、
少し前の工程から確認する
方法もあります。
例えば5項目目の途中で電話が入ったなら、4項目目から確認し直します。
どこまで正確に確認したか分からない状態で、そのまま先へ進まないようにします。
通知を減らす
メールやチャットの通知が表示されるたびに確認していると、作業が細かく中断されます。
すぐに対応する必要がない時間であれば、職場のルールや自分の役割に問題のない範囲で通知を減らす方法があります。
必要な通知まで切るのではなく、
集中する仕事をしている間だけ確認頻度を下げる
など、自分の仕事に合わせて調整しましょう。
急いでいるときほど確認工程を省略しない
締め切りが近いと、
早く終わらせなければ
と考えて確認を短くすることがあります。
しかし、ミスが発生すると、
修正する
連絡する
もう一度確認する
など、追加の作業が必要になる場合があります。
時間がないときでも、
最低限どこを確認するか
をあらかじめ決めておきましょう。
同じ画面を見続けたら一度離れる
長時間同じ資料や文章を確認していると、間違いを見つけにくく感じることがあります。
そんなときは、一度短い休憩を入れてから確認する方法があります。
例えば、
作業を終える
↓
短く休憩する
↓
確認作業を始める
という流れです。
作成直後にそのまま確認するのではなく、作業と確認の間に区切りを作ります。
午後や夕方にミスが増えるなら仕事を配置する
ミスが起きる時間帯に傾向がある場合は、仕事の配置を見直す方法があります。
例えば、
午前中は集中しやすい
夕方になるとミスが増える
という傾向があるなら、可能な範囲で重要な確認作業を集中しやすい時間へ移します。
毎日同じ時間帯にミスが起きるなら、
時間帯と仕事内容の組み合わせ
を確認してみましょう。
ミスを記録して共通点を探す
同じようなミスを繰り返している場合は、簡単に記録してみる方法があります。
例えば、
何を間違えたか
何をしているときだったか
直前に割り込みがあったか
などです。
細かな日報を作る必要はありません。
数件並べるだけでも、
電話のあとに確認漏れが多い
夕方に入力ミスが多い
など、共通点が見つかる場合があります。
共通点が分かれば、具体的な対策へ変えられます。
「ミスしない」ではなく確認行動を決める
仕事を始めるときに、
今日は絶対にミスしない
と考えても、具体的に何をすればいいかは分かりません。
代わりに、
送信前に宛先を確認する
数字は入力後に元データと照合する
割り込み後は一つ前の項目から確認する
など、行動として決めます。
気をつけることを目標にするのではなく、
何を確認するか
まで具体的にします。
25分ごとに仕事を区切る
長時間作業を続けて集中が切れる場合は、時間を区切る方法があります。
例えば、
25分：作業
↓
5分：休憩
↓
25分：作業
という進め方です。
25分で一つの作業単位を進め、区切りのところで現在地を確認します。
ただし、時間を区切るだけでミスを防げるわけではありません。
チェックリストや確認工程などと組み合わせて使いましょう。
Pomolikaで作業と確認を区切る
Pomolikaはブラウザで使えるポモドーロタイマーです。
仕事に集中できずミスが増えているときは、単に集中時間を測るだけでなく、
作業する時間
と
確認するタイミング
を分けるために使う方法があります。
例えば、
作業内容を一つ決める
↓
Pomolikaで25分を開始する
↓
決めた作業を進める
↓
作業が一区切りついたら休憩する
↓
確認工程を行う
という流れです。
長時間作業を続けるのではなく、一定時間ごとに区切りを作り、現在地や確認項目を見直してみましょう。
まとめ
仕事に集中できずミスが多いときは、
もっと集中しよう
もっと気をつけよう
だけで終わらせず、ミスが起きる状況を確認してみましょう。
例えば、
- どんなミスが多いか確認する
- ミスが起きるタイミングを確認する
- 一度に一つの仕事を進める
- 作業を小さな単位へ分ける
- 作業と確認を分ける
- チェックリストを使う
- 割り込み前に現在地を残す
- 中断後は少し戻って確認する
- 急いでいても確認工程を省略しない
- ミスを記録して共通点を探す
といった方法があります。
集中力だけに頼るのではなく、
集中が切れても間違いを見つけられる仕組み
を作ることも大切です。
まずは最近起きたミスを一つ振り返り、「何を確認すれば防げたか」を具体的な確認行動へ変えてみましょう。