「計画を立てたのに、結局やらなかった」。
「いつも締め切り直前になる。自分には計画性がないのかもしれない」。
先延ばしを繰り返すと、
もっと計画的に行動しないと
と考えることがあります。
そこで一日の予定を細かく決めたり、タスク管理を始めたりしても、実際の作業はなかなか始められないことがあります。
なぜなら、
計画を立てること
と、
計画した作業を始めること
は別だからです。
先延ばし対策では、立派な計画を作ることより、その計画から最初の行動へ移れる状態を作ることが大切です。
この記事では、先延ばしと計画性について考えながら、計画を実際の行動につなげる方法を紹介します。
計画性がないから先延ばしする？
先延ばしすると、
自分には計画性がない
と思うかもしれません。
確かに、締め切りを確認していなかったり、必要な作業量を把握していなかったりすれば、気づいたときには時間がなくなっていることがあります。
しかし、計画を立てれば必ず先延ばししなくなるわけでもありません。
例えば、朝に、
- 9時：資料作成
- 10時：メール返信
- 11時：調査
と予定を立てたとします。
9時になっても資料作成を始めず、メールやニュースを見ていれば、計画があっても作業は進みません。
つまり、
計画があるか
だけでなく、
計画から行動へ移れているか
を見る必要があります。
計画を立てること自体が目的になっていないか
予定を整理すると、
これで今日は大丈夫
という気持ちになることがあります。
タスクを書き出す。
優先順位を決める。
開始時間を決める。
きれいにスケジュールを作る。
しかし、本来の目的は計画を完成させることではありません。
計画した作業を進めること
です。
計画を何度も調整しているのに作業が始まっていないなら、一度計画を止めてみましょう。
次に必要なのは、
最初に何をするか
を決めることです。
目標を立てても先延ばししてしまうのはなぜ？
「資格を取る」「企画を完成させる」といった目標を決めても、行動に移せないことがあります。
目標が大きいままだと、今の時点で何をすればよいかが分からないからです。
例えば、
資格試験に合格する
という目標だけでは、今日の行動は決まりません。
- 試験日と出題範囲を確認する
- 使う教材を一冊決める
- 問題集の最初の1問を解く
というように、目標を次にする動作まで小さくします。
目標を低くするのではなく、目標へ向かう最初の一歩を具体的にすることがポイントです。
予定を決めても先延ばしする理由
予定に「勉強する」「企画を進める」と書いても、開始時に何をするかが曖昧なら先延ばししやすくなります。
予定は時間を確保するために役立ちますが、時間になっただけで作業内容が明確になるわけではありません。
例えば、
19時から勉強する
ではなく、
19時になったら問題集を開き、例題を1問解く
まで決めます。
予定と具体的な行動をセットにすると、開始時に「何からやろう」と迷う時間を減らせます。
大事なことほど先延ばししてしまうことがある
重要な仕事ほど、失敗したくない、評価を下げたくないという不安が大きくなることがあります。
その結果、優先順位では一番だと分かっていても、簡単な作業から手をつけて大事なことを先延ばしする場合があります。
このとき、予定をさらに細かく埋めるだけでは、不安が残ったままかもしれません。
まずは、
- 企画書を完成させる → ファイルを開いて見出しを書く
- 応募書類を提出する → 募集要項を確認する
- 大切な連絡をする → 伝える要点を3つメモする
というように、評価が決まらない小さな動作まで分けてみましょう。
大事なことを一度で完成させようとせず、次にする動作だけを始める形にします。不安が強くて動けない場合は、不安や恐怖で先延ばししてしまうときの原因と対処法も参考にしてください。
「資料を作る」だけでは始めにくい
計画に、
10時から資料を作る
と書いてあっても、10時になったときに何をすればいいか分からないことがあります。
「資料を作る」は、複数の作業をまとめた言葉だからです。
例えば、
資料を作る
を、
- 必要な情報を確認する
- 見出しを作る
- 内容を箇条書きする
- 本文を書く
- 見た目を整える
と分けます。
さらに、
10時になったら資料ファイルを開いて、見出しを3つ書く
まで決めれば、開始時に考えることを減らせます。
計画には「何をするか」だけでなく、
最初に何をするか
も入れてみましょう。
「今日やる」ではなく始める時間を決める
ToDoリストに、
レポートを書く
とだけ書いてあると、
朝は、
「昼からやろう」。
昼になると、
「夕方からやろう」。
夕方になると、
「夜にやろう」。
と先延ばしすることがあります。
そこで、
今日やる
だけではなく、
14時になったら始める
と開始時刻を決めます。
さらに、
14時になったらレポートのファイルを開く
まで具体的にしておきます。
開始時刻になってから、
「いつやろう」
「何からやろう」
と考える必要を減らせます。
計画を細かくしすぎない
計画性を高めようとして、一日を細かく決めすぎることもあります。
例えば、
9:00〜9:30 資料作成
9:30〜9:45 メール
9:45〜10:15 調査
10:15〜10:30 修正
というように、予定を隙間なく入れます。
しかし、一つの作業が予定より長引けば、そのあとの予定がすべてずれてしまいます。
すると、
もう計画どおりにできない
と感じて、その日の予定自体を諦めてしまうことがあります。
計画は未来を完全に当てるものではありません。
予定外のことが起きる前提で、余白を残しておく方法もあります。
作業時間を正確に予想しようとしすぎない
「この仕事には何時間必要だろう」。
計画するときに、正確な時間を決めようとして悩むことがあります。
しかし、まだ始めていない作業なら、必要な時間が分からないこともあります。
そんなときは、
まず15分やってみる
という方法があります。
実際に作業へ触れると、
- 思ったより簡単だった
- 必要な資料が足りなかった
- 想像以上に時間がかかりそうだった
といったことが分かります。
最初から完璧な計画を作るのではなく、
少し進めてから計画を修正する
という考え方もできます。
締め切りから逆算するだけで終わらない
締め切りがある作業では、逆算して計画を立てることがあります。
例えば金曜日が締め切りなら、
月曜日：調査
火曜日：構成
水曜日：作成
木曜日：確認
金曜日：提出
と決めます。
しかし、月曜日の「調査」が始まらなければ、その時点で予定はずれていきます。
そこで、
月曜日に調査する
だけでなく、
月曜日の10時に必要な資料を3つ確認する
まで決めます。
締め切りから逆算した大きな計画と、実際に始める小さな行動をつなげておきましょう。
優先順位を決め続けて先延ばししない
やることが多いと、
どれから始めるべきか
を考える必要があります。
しかし、
「AとBのどちらが重要だろう」
「いや、Cを先にしたほうがいいかもしれない」
と考え続けて、どれも始められないことがあります。
完璧な順番を決めることより、一つ進めることが必要な場合もあります。
優先順位が明確でないなら、
まず一つ仮で選んで短時間進める
という方法もあります。
実際に進めることで、必要な時間や難しさが分かり、その後の計画を調整しやすくなります。
計画どおりにできなかったら計画を捨てない
10時から始める予定だったのに、気づけば11時になっていた。
そんなとき、
もう予定が崩れた
と思うことがあります。
しかし、10時に始められなかったことと、11時からも始められないことは別です。
計画は守れなかった時点で失敗になるものではありません。
11時の時点で、
今から何をするか
を決め直します。
予定を修正することも計画の一部です。
計画どおりに進むことより、
ずれたあとに戻れること
を重視してみましょう。
一日の計画は「全部やること」ではなく「戻る場所」にする
一日の予定を作ると、
ここに書いたことを全部終わらせなければ
と考えることがあります。
しかし、仕事では急な連絡や予定変更もあります。
そこで計画を、
絶対に守る予定表
ではなく、
迷ったときに次の作業を確認する場所
として使う方法があります。
一つの仕事が終わった。
予定外の対応が終わった。
休憩から戻った。
そんなときに計画を見て、
次はこれをやる
と確認します。
計画を守ることそのものではなく、作業へ戻りやすくするために使います。
計画を立てすぎることが先延ばしになる場合もある
先延ばしを改善しようとして、
- 新しいタスク管理アプリを探す
- スケジュールを作り直す
- タスクを細かく分類する
- 優先順位を何度も変更する
- より良い計画方法を調べる
といったことに時間を使う場合があります。
もちろん必要な整理もあります。
しかし、本来やる予定だった作業をまだ始めていないなら、
計画を改善することが新しい先延ばしになっていないか
を確認してみましょう。
計画が多少雑でも、次にすることが分かっているなら作業を始められます。
計画性より「開始しやすさ」を考える
先延ばし対策では、
もっと計画的な人になろう
とするより、
計画した作業をどうすれば始めやすくなるか
を考えるほうが具体的です。
例えば、
| 計画 | 開始しやすくする |
|---|---|
| 午前中に勉強する | 9時に問題集を開いて1問解く |
| 資料を作る | 10時に見出しを3つ作る |
| 部屋を片付ける | 14時に机の上だけ片付ける |
| レポートを書く | 20時にファイルを開いて箇条書きを3つ書く |
計画を立てたら、
その時間になった瞬間にできる行動
まで決めてみましょう。
Pomolikaで計画から行動へ移る
Pomolikaはブラウザで使えるポモドーロタイマーです。
計画を立ててもなかなか始められない場合は、
予定を確認する
↓
最初にすることを一つ決める
↓
Pomolikaで作業時間を設定する
↓
タイマーを開始して、その作業を始める
という使い方ができます。
例えば、
14時から資料作成
という計画なら、
14時から15分で見出しを3つ作る
まで具体的にします。
25分が長ければ、10分や15分でも構いません。
目的は計画どおりの時間を完璧にこなすことではなく、
計画から実際の行動へ移ること
です。
計画を立てても始められない場合は、先延ばし癖の治し方も参考にしてください。
まとめ
先延ばしをすると、
自分には計画性がない
と思うことがあります。
しかし、計画を立てることと、その計画を実行することは別です。
計画を立てても先延ばしする場合は、
- 「今日やる」だけでなく開始時間を決める
- 最初にする行動まで具体的にする
- 計画を細かくしすぎない
- 最初から作業時間を正確に予想しようとしない
- 少し進めてから計画を修正する
- 優先順位を決め続けて止まらない
- 予定がずれても途中から戻る
- 計画を立てること自体を目的にしない
といった方法があります。
必要なのは、完璧な計画を作ることではありません。
次に何をするかが分かり、実際に始められる計画
を作ることです。
計画を立てたら最後に、
「その時間になったら、最初に何をする？」
まで決めてみましょう。