「LINEを読んだけれど、返信を考えるのが面倒でそのままにしている」
「メールに返信しなければと思いながら、何日も経ってしまった」
返信の先延ばしには、少し厄介なところがあります。
最初は、
あとで返そう
と思っただけだったのに、時間が経つほど、
「今さら返信するのも気まずい」
「遅れたことについて何か言わないといけない」
「もっとちゃんとした返信をしないと」
と考えることが増えていくからです。
つまり、
先延ばししたことで、返信のハードルがさらに上がる
ことがあります。
LINEでもメールでも、すべての連絡へすぐ返信する必要はありません。
ただ、
返したいのに、なぜか後回しにしてしまう
ことが続いているなら、返信のどこを負担に感じているのか整理してみましょう。
この記事では、LINEやメールなどの返信を先延ばししてしまう理由と、連絡を後回しにしにくくする方法を紹介します。
LINEやメールの返信を先延ばしするのはなぜ？
返信を後回しにする理由は、人によって違います。
例えば、
- 文章を考えるのが面倒
- どう返せばいいか分からない
- 丁寧な返信をしようとしている
- 相手の反応が気になる
- 返信すると会話が続きそう
- 今はほかのことをしている
- あとで返そうと思って忘れる
- 返信が必要な連絡がたまっている
- 時間が経って返しづらくなった
などがあります。
同じ「返信していない」という状態でも、
返信を忘れている
のと、
返信したいけれど気が重い
のでは対策が違います。
まず、
なぜこの連絡を返していないのか
を確認してみましょう。
「あとで返信しよう」が先延ばしの始まりになる
LINEやメールを確認したとき、
今は忙しいから、あとで返信しよう
と思うことがあります。
もちろん、本当に今は返信できない場合もあります。
問題は、
「あとで」が決まっていないこと
です。
昼休みに返す。
仕事が終わったら返す。
20時に返す。
という予定ではなく、
時間ができたら返す
だけになっています。
すると、別のことを始めて忘れてしまうことがあります。
返信できないときは、
いつ返すか
まで決めておくと分かりやすくなります。
時間が経つほど返信しづらくなる
返信の先延ばしには、
時間が経つほどタスクが重くなる
という特徴があります。
例えば、LINEを受け取った直後なら、
「了解！」
と返せたかもしれません。
ところが2日経つと、
「返信遅くなってごめん」
も必要な気がしてきます。
さらに時間が経つと、
「こんなに放置してしまったのに、今さら何て返そう」
と悩みます。
最初は、
メッセージに返信する
だけだったものが、
遅れたことへの説明 + メッセージへの返信
になってしまうわけです。
その負担から、さらに返信を先延ばしすることがあります。
返信が遅れたことと、今返信することを分ける
何日か返信を先延ばししてしまった場合、
もっと早く返せばよかった
と思うかもしれません。
しかし、過去の返信時間は変えられません。
今できるのは、
今返信するかどうか
です。
必要なら、
「返信遅くなってごめん」
「確認が遅くなりました」
など、一言添えることもできます。
そこから本題へ入ります。
遅れたことを気にして文章を何度も考えるより、
今必要な返信をする
ことへ意識を戻してみましょう。
ちゃんと返信しようとすると重くなる
返信するとき、
感じのいい文章にしなければ
失礼がないようにしなければ
相手が嫌な気持ちにならないようにしなければ
と考えることがあります。
仕事のメールなら、
正しい文章にしなければ
と考えることもあります。
もちろん、相手や内容によって丁寧さは必要です。
ただ、必要以上に完成度を求めると、
文章を書く。
消す。
また考える。
結局送らない。
ということがあります。
返信の目的は、
完璧な文章を書くこと
ではありません。
まず、
相手に何を伝える必要があるのか
を考えてみましょう。
完璧主義と先延ばしについては、完璧主義だと先延ばししやすい？原因と対策を考えるも参考にしてください。
返信内容を一つに絞る
長いメッセージが来ると、
全部に答えなければ
と思うことがあります。
例えば、
「来週どうする？」
「何時にする？」
「お店どうする？」
と複数の話題が入っている場合です。
一度に全部考えるのが面倒なら、
返信するために決めること
を分けてみましょう。
例えば、
- 行けるか決める
- 時間を確認する
- お店について返す
という形です。
仕事のメールでも、
- 相手が何を求めているか確認する
- 回答できることを書く
- 確認が必要なことを分ける
と整理できます。
返信全体ではなく、
まず何に答える必要があるのか
を明確にします。
すぐ答えられない連絡は「確認してから返信」にする
返信を先延ばしする原因が、
今すぐ答えられない
ことの場合もあります。
例えば、
「来週空いてる？」
と聞かれたけれど予定を確認しないと分からない。
仕事のメールで質問されたけれど、調査しないと回答できない。
この場合、
答えが分かるまで返信しない
と考えると、時間が空きます。
内容によっては、
「予定を確認してまた連絡する」
「確認して○日までに回答する」
と、いったん返信する方法もあります。
これなら、
返信すること
と、
回答を調べること
を別のタスクにできます。
ただし、連絡の内容や相手との関係によって適切な対応は異なるため、すべての連絡ですぐ返信する必要があるわけではありません。
返信すると会話が続きそうで後回しにする
LINEでは、
返信したら、またすぐ返事が来そう
という理由で後回しにすることもあります。
今はゆっくりしたい。
別のことをしている。
会話を続ける余裕がない。
そういうとき、
返信＝そこから会話を続けること
に感じると、負担が大きくなります。
しかし、返信したからといって、必ずリアルタイムで会話を続ける必要はありません。
返信することと、
その後ずっとメッセージを続けること
を分けて考えてみましょう。
相手の反応が怖くて返信できない
連絡の内容によっては、
返信したあとの相手の反応が気になる
ことがあります。
断らなければいけない。
謝らなければいけない。
意見が違う。
仕事でミスについて説明する。
こうした連絡では、文章を書くことより、
送信したあとの反応
が不安なのかもしれません。
その場合、
「返信が面倒」
だけで考えず、
何が怖いのか
を具体的にします。
相手を怒らせそう。
断るのが申し訳ない。
間違ったことを書きそう。
そう整理すると、必要なら文章を確認してから送る、事実だけ整理するなど、次の行動を考えやすくなります。
不安と先延ばしについては、不安や恐怖で先延ばししてしまう？怖くて始められないときの対策も参考にしてください。
LINEと仕事のメールでは返信の基準を分ける
LINEと仕事のメールでは、同じ返信でも目的が違います。
友人とのLINEなら、
会話や予定調整
が中心かもしれません。
仕事のメールなら、
確認、回答、依頼、報告
など、業務上の目的があります。
そのため、
すべての返信を同じルールで処理する必要はありません。
例えば仕事のメールなら、
- すぐ回答できるもの
- 調査が必要なもの
- 誰かへの確認が必要なもの
- 返信不要なもの
と分けられます。
LINEなら、
- 今返せるもの
- 予定確認が必要なもの
- 落ち着いて返したいもの
と分けてもよいでしょう。
返信を一つの種類として扱わず、
次に必要な行動
で分けます。
返信がたまったら一件ずつ処理する
未返信のLINEやメールがたまると、
こんなに返さないといけない
と負担に感じることがあります。
5件あるなら、5件全部を一度に終わらせる必要はありません。
まず、
一番簡単な返信を一件
でも構いません。
あるいは、
急ぎのもの。
重要なもの。
返信が短く済むもの。
から選びます。
一件返信すれば、
未返信5件
から、
未返信4件
になります。
全部を見るのではなく、一件ずつ処理します。
返信する時間を決める
LINEやメールが来るたびに対応すると、今していることが中断されます。
一方、すべてあとで返そうとすると、返信を忘れることがあります。
そこで、
返信を確認する時間
をある程度決める方法があります。
例えば、
昼休みに一度確認する。
仕事のメールは午前と午後に確認する。
夜に未返信のLINEを確認する。
という形です。
生活や仕事によって、すぐ対応しなければならない連絡もあります。
そのため、すべての通知を無視するのではなく、
自分がまとめて処理できる連絡だけ
時間を決めて対応します。
「返信する」を小さくする
返信そのものが重いなら、作業を小さくします。
例えば仕事のメールなら、
返信を書く
ではなく、
相手の質問を確認する
↓
回答したいことを箇条書きにする
↓
文章にする
↓
送信する
と分けられます。
長いLINEなら、
何に返すか確認する
↓
伝えたいことを一つ決める
↓
文章を書く
という形です。
最初から、
ちゃんと返信して送信する
まで考えなくても構いません。
2分で返せるものはその場で返す方法もある
返信内容が決まっていて、
短時間で返せる連絡
なら、その場で返信する方法もあります。
例えば、
「明日19時で大丈夫？」
に対して予定が分かっているなら、
確認した時点で返します。
一方、
調査が必要。
文章を考える必要がある。
今は集中したい。
という場合まで無理に即返信する必要はありません。
ポイントは、
何でも即返信すること
ではなく、
あとで返す必要がないものまで未返信にしないこと
です。
返信を先延ばししたときの確認リスト
LINEやメールを後回しにしているなら、次の順番で確認してみましょう。
- この連絡に返信は必要？
- 今すぐ答えられる？
- 何を伝えれば返信として十分？
- 調べたり確認したりする必要がある？
- 相手の反応を不安に感じている？
- 完璧な文章を書こうとしていない？
- 今返さないなら、いつ返す？
例えば、
メールを3日間放置している
↓
なぜ？
↓
質問への回答を調べないといけない。
↓
では、
「確認して明日までに回答します」と返信する
という選択肢があります。
返信そのものと、返信するために必要な作業を分けて考えます。
時間が経ってしまったら、今から一件返す
返信を先延ばしすると、
もう今さら返しづらい
と感じることがあります。
しかし、その気まずさからさらに1日延ばせば、もっと返信しづらくなるかもしれません。
未返信がたまっているなら、
全部返そう
としなくて構いません。
まず一件だけ開きます。
何を返せばいいか確認します。
必要なら遅くなったことに一言触れます。
そして返信します。
先延ばしした時間を取り戻すのではなく、
今から一件減らす
と考えてみましょう。
Pomolikaで返信する時間を区切る
Pomolikaはブラウザで使えるポモドーロタイマーです。
LINEやメールの未返信がたまっているなら、
全部返信するまで終われない
と考える必要はありません。
例えば、
未返信の連絡を確認する
↓
急ぎのものを選ぶ
↓
Pomolikaを10分に設定する
↓
10分だけ返信する
という使い方ができます。
長いメールなら、
10分で回答内容を整理する
だけでも構いません。
返信が一件だけなら、
この一件を返したら終了
でもよいでしょう。
タイマーを使う目的は、すべての連絡へ素早く返信することではありません。
「あとで返す」を繰り返している状態から、返信する時間を作ること
です。
まとめ
LINEやメールの返信を先延ばしする理由には、
- 文章を考えるのが面倒
- どう返せばいいか分からない
- 丁寧に返そうとしすぎる
- 相手の反応が気になる
- 返信すると会話が続きそう
- 今すぐ答えられない
- あとで返そうとして忘れる
- 時間が経って返しづらくなった
などがあります。
返信の先延ばしで特徴的なのは、
時間が経つほど返信の心理的な負担が増えることがある
点です。
「あとで返す」と思ったなら、
いつ返すかを決める。
返信が重いなら、
何を伝えれば十分かを決める。
答えが分からないなら、
返信と調査を分ける。
未返信がたまっているなら、
一件だけ返す。
すべてのLINEやメールへ即座に返信する必要はありません。
ただ、返したい連絡を何度も先延ばししているなら、
完璧な返信を考えるより、今必要な一言から返す。
そこから未返信を一つずつ減らしてみましょう。